Adresvereisten Royal Mail (Verenigd Koninkrijk)

Brieven die naar het Verenigd Koninkrijk worden gestuurd, worden na afdrukken doorgestuurd naar Royal Mail voor bezorging. Vanaf dit punt ligt de verdere verantwoordelijkheid bij Royal Mail. Om ervoor te zorgen dat je brieven soepel kunnen worden verwerkt en tegen de afgesproken tarieven door Royal Mail worden bezorgd, is het belangrijk dat de adressen van de ontvangers voldoen aan specifieke vereisten.

In dit artikel hebben we de belangrijkste adresvereisten van Royal Mail voor je samengevat.

Om onze klanten de best mogelijke ondersteuning te bieden bij het naleven van deze vereisten, controleert Pingen sinds 20 januari 2025 het adres van de ontvanger op aanvullende vereisten voor brieven naar het Verenigd Koninkrijk. Leer meer over de adrescontroles van Pingen.

Als er problemen zijn met het verwerken van het adres van de ontvanger, kan Royal Mail de brief afwijzen of alleen bezorgen tegen een toeslag. In dergelijke gevallen zal geen vergoeding worden verleend, aangezien de correcte adressering de verantwoordelijkheid van de afzender is en de kosten de extra verwerkingsinspanningen dekken. Om ervoor te zorgen dat het adres voldoet aan de postadresvereisten, raden we aan een testbrief via Pingen te sturen en de succesvolle bezorging te verifiëren. Op deze manier kunnen potentiële problemen vroegtijdig worden herkend en verholpen om een soepele bezorging te garanderen.

Adresvereisten Royal Mail:

Adresstructuur

Om ervoor te zorgen dat het adres van de ontvanger door Royal Mail kan worden verwerkt, moet de volgende volgorde worden gerespecteerd:

• Naam van de ontvanger of bedrijf
• Verdere aanduidingen van de ontvanger (optioneel)
• Verkeersweg of huisnummer en straat op één regel in deze volgorde. Extra informatie zoals gebouw, ingang, verdieping en andere details moeten op de adresregel erboven worden vermeld.
• Naam van de dubbel afhankelijke locatie of afhankelijke straat (optioneel)
• Naam van de wijk, plaats of straat (optioneel)
• POSTSTAD in hoofdletters
• POSTCODE bestaande uit 5 tot 7 tekens, geschreven in hoofdletters. De postcode moet altijd op de laatste adresregel staan. De eerste 2-5 tekens moeten van de laatste 3 tekens worden gescheiden door één of twee spaties. Scheiding met punten of speciale tekens is niet toegestaan. Aanvullende informatie over het bestemmingsland (landcode of ISO-identificatie) moet worden weggelaten.

Belangrijk: Voor organisaties met het standaard bestemmingsland Verenigd Koninkrijk is het verplicht om het bestemmingsland (bijv. VK, Engeland, Groot-Brittannië of Verenigd Koninkrijk) weg te laten voor lokale brieven.

Meestal geaccepteerd door Royal Mail:

Meestal niet geaccepteerd door Royal Mail:

Lettertypen

Royal Mail definieert specifieke informatie met betrekking tot de lettertype-indeling:

Lettergrootte

Aanbevolen lettergrootte:

• 10 pt tot 12 pt in "regular" (normale) letterstijl

Tekenruimte

Einde van een teken tot het begin van het volgende teken:

• Minimum: 0,25 mm

Woordruimte

De ruimte tussen blokken cijfers en woorden:

• Maximum: 5,0 mm
• Meestal één of twee spaties

Regelafstand

Uniforme regelafstand tussen de descenders van de bovenste regel en de ascenders van de onderste regel voor het gehele adres:

• Minimum: 1,0 mm
• Maximum: 4,0 mm

Lettertype en kleur

• Voor het adres van de ontvanger moet een duidelijk lettertype met een gemakkelijk leesbare lettergrootte worden gebruikt.
• Aanbevolen lettertypen: Courier, Courier New, Letter Gothic, Lucida Console, Lucida Sans Typewriter, Word Gothic, Arial, Latha, Avant Garde, Lucida Sans, Calibri, Estrangelo Edessa, Mangal, Eurostile, News Gothic MT, Frankfurt Gothic, Univers, Franklin Gothic (Book), Optima, Gautami, Raavi, Geneva, Shruti, Gill Sans, Trebuchet MS, Helvetica, Tunga, Univers en Verdana
• Uniform lettertype
• Letterkleur: Zwart
• Geen cursieve of decoratieve lettertypen
• Geen negatieve of vetgedrukte lettertypen
• Geen lettertypen met verbonden letters
• Geen 3D- of schaduwlettertypen

Meestal niet geaccepteerd door Royal Mail:

Verdere details over het ontwerp:

Royal Mail specificeert verdere vereisten voor adresontwerp:

• Adres moet links uitgelijnd zijn
• Geen lege regels tussen de adresregels
• De postcode moet altijd in hoofdletters worden geschreven
• Geen leestekens (zoals ‘.’ of ‘,’) in de postcode
• Noch postcode, noch poststad mogen onderstreept of doorgestreept zijn.

Meestal niet geaccepteerd door Royal Mail:

Gedetailleerde documentatie van de vereisten door Royal Mail is hier te vinden.

Adresverificatie door Pingen (sinds 20 januari 2025)

Om je te helpen voldoen aan de vereisten van Royal Mail, controleert Pingen sinds 20 januari 2025 het adres van de ontvanger op naleving van aanvullende vereisten voor brieven naar het Verenigd Koninkrijk.

Als Pingen detecteert dat een document niet voldoet aan de adresvereisten, krijgt het de status "Actie vereist" na uploaden. De functie "Voorblad maken" stelt je in staat om het adres van de ontvanger rechtstreeks via Pingen te corrigeren. Deze functie voegt automatisch een nieuwe pagina voor het document toe. Dit maakt het mogelijk om het adres opnieuw in te voeren in overeenstemming met de adresvereisten en het op de omslagpagina te plaatsen.

De volgende vereisten worden door Pingen gecontroleerd sinds 20 januari 2025:

Ontbrekende postcode

Voor brieven naar het Verenigd Koninkrijk moet het adres van de ontvanger een postcode bevatten van 5 tot 7 tekens. De postcode moet ook de laatste adresregel zijn (voor de optionele landinformatie) en aan de volgende regels voldoen:

Pingen controleert of er een geldige postcode in het adres van de ontvanger staat.

Zorg ervoor dat het adres van de ontvanger een geldige postcode bevat van 5 tot 7 tekens en correct is gescheiden door 1 of 2 spaties. Bijvoorbeeld: H23 6AA of H23 6AA (en niet "H23 AAA" of "H236" of “FR” of andere gegevens).

Ongeldige postcode

Voor brieven naar het Verenigd Koninkrijk moet de laatste adresregel (voor de optionele landaanduiding) bestaan uit een geldige postcode van 5 tot 7 tekens. Als een postcode minder of meer dan 5 tot 7 tekens heeft, wordt deze afgewezen door Pingen. Pingen controleert of de laatste adresregel een geldige postcode van 5 tot 7 tekens of een geldige landaanduiding bevat.

Zorg ervoor dat op de laatste adresregel een geldige (correct gescheiden) postcode met 5 tot 7 tekens of een geldige landaanduiding staat. Bijvoorbeeld, H23 6AA of H23 6AA (en niet “H23-6AA” of “LONDON H23 6AA” of “2H3 6AA" of “H23 6AAA” of andere gegevens).

Verboden inhoud op de postcode regel

Royal Mail stipuleert dat de postcode de enige inhoud op de laatste adresregel moet zijn (voor de optionele landaanduiding). Als er extra inhoud op de laatste adresregel staat naast de postcode, kan Royal Mail boetes heffen, die door Pingen zullen worden doorbelast. Om deze reden controleert Pingen of er andere inhoud (zoals ‘H23 6AA London’) op de postcode regel staat.

Zorg ervoor dat er geen andere informatie in de adresregel met de postcode staat. Bijvoorbeeld: alleen H23 6AA (en niet "H23 6AA London" of "H23 6AA (UK)" of "H23 6AA Grossbritannien" of "H23 6AA London").

Niet-ondersteunde ISO-landcode

De spelling GB-H23 6AA (d.w.z. ISO2-landencode vóór de postcode) wordt al enkele jaren niet meer ondersteund door Royal Mail. Om deze reden controleert Pingen of er een ISO2-landencode (zoals “GB-“) op de regel met de postcode staat.

Zorg ervoor dat de landnaam op de laatste adresregel staat en dat de adresregel met de postcode geen landaanduiding bevat. Bijvoorbeeld: alleen H23 6AA of H23 6AA (en niet "GB-H23 6AA" of "H23 6AA (VK)" of "H23 6AA Groot-Brittannië").

Onjuiste postcode spelling

Voor brieven naar het Verenigd Koninkrijk moet de postcode bestaan uit 5 tot 7 tekens en in hoofdletters worden geschreven. De eerste 2-5 tekens moeten worden gescheiden van de laatste 3 tekens door één (optioneel twee) spaties. Pingen controleert of de postcode uit hoofdletters bestaat en correct is gescheiden door één of twee spaties.

Zorg ervoor dat de postcode in hoofdletters is geschreven en correct is gescheiden. Bijvoorbeeld: H23 6AA of H23 6AA (en niet "h23 6aa" of "H236AA").

Landaanduiding in de laatste adresregel

Royal Mail specificeert dat bij lokale brieven naar het Verenigd Koninkrijk het land niet in het adres vermeld mag worden. Pingen controleert of het Verenigd Koninkrijk is vermeld als bestemmingsland voor lokale brieven.

Voor organisaties met het Verenigd Koninkrijk als standaard ontvangerland: zorg ervoor dat er geen landnaam (zoals Verenigd Koninkrijk, UK of Engeland) in de laatste adresregel staat.

Ongeldige adresstructuur

Bij verzending naar naar het Verenigd Koninkrij zijn lege adresregels (witregels) niet toegestaan. Ook mag er geen adresregel staan tussen de regel met de postcode en de regel met de landsnaam. Pingen controleert of er een ongeldige adresregel volgt na de postcode.

Zorg ervoor dat het adres geen lege regels bevat, dat de adresregel met de postcode alleen wordt gevolgd door de (optionele) landsnaam, en dat de volgorde van de adresregels correct is. Er mag dus geen extra regel staan tussen de adresregel met de postcode en de (optionele) landsnaam.

Storende elementen in het adreszone

Royal Mail schrijft voor dat alleen het postadres in het adreszone mag staan. Pingen controleert automatisch of er onder het postadres nog andere gegevens in het adresgebied staan.

Zorg ervoor dat er onder het postadres geen extra informatie staat en dat het adreszone alleen het postadres bevat.

Belangrijk:

Om technische redenen kan Pingen geen volledige verificatie van de eisen van Royal Mail uitvoeren. De adrescontrole door Pingen is uitsluitend bedoeld om verschillende problemen vóór het verzenden van de brief te identificeren. Het is echter de verantwoordelijkheid van de afzender om ervoor te zorgen dat brieven die via Pingen naar het Verenigd Koninkrijk worden verzonden, voldoen aan de voorschriften van Royal Mail. Eventuele extra kosten door onjuiste adressering worden door Pingen in rekening gebracht.

Opmerking: De illustraties in dit artikel zijn niet op schaal.