Adresvereisten PostNL (Nederland)

Brieven die naar Nederland worden gestuurd, worden na het afdrukken doorgestuurd naar PostNL voor levering. Vanaf dit punt ligt de verdere verantwoordelijkheid bij PostNL. Om ervoor te zorgen dat je brieven soepel en tegen de afgesproken prijzen door PostNL worden verwerkt, is het belangrijk dat de ontvanger adressen voldoen aan specifieke vereisten. In dit artikel hebben we de belangrijkste adresvereisten van PostNL voor je samengevat.

Om onze klanten de best mogelijke ondersteuning te bieden bij het voldoen aan deze vereisten, controleert Pingen sinds 1 juli 2024 het ontvangeradres op aanvullende vereisten voor brieven naar Nederland. Lees meer over de adrescontroles van Pingen.

Als er problemen zijn met de verwerking van het adres van de ontvanger, kan PostNL de brief weigeren of alleen tegen een toeslag leveren. In dergelijke gevallen wordt er geen vergoeding verstrekt, omdat het correct adresseren de verantwoordelijkheid van de afzender is en de kosten de extra verwerking dekken. Om ervoor te zorgen dat het adres voldoet aan de postale adresvereisten, raden we aan een testbrief via Pingen te versturen en de succesvolle levering te verifiëren. Op deze manier kunnen potentiële problemen vroegtijdig worden herkend en verholpen om een soepele levering te waarborgen.

Adresvereisten PostNL:

Adresstructuur

Om ervoor te zorgen dat het adres van de ontvanger door PostNL kan worden verwerkt, moet de volgende volgorde worden gerespecteerd:

• Aanhef (optioneel)
• Ontvanger of bedrijfsnaam
• Verdere adresdetails
• Het straat- en huisnummer of postbus en postbusnummer moeten op één regel worden vermeld in deze volgorde. Het huisnummer-achtervoegsel moet met een spatie na het huisnummer worden ingevoerd. Als de toevoeging begint met een nummer, moet een koppelteken worden gebruikt.
• 4-cijferige postcode met 2 letters en plaats in hoofdletters op één regel in deze volgorde. Aanvullende informatie over het bestemmingsland (landcode of ISO-code) moet worden weggelaten.

Meestal geaccepteerd door PostNL:

Meestal niet geaccepteerd door PostNL:

Lettertypen

PostNL definieert specifieke informatie over lettertype-opmaak:

Lettergrootte (hoogte van de regel)

• Minimaal: 7pt
• Maximaal: 17pt
• Voor een lettergrootte van 7 pt tot 10 pt moet het adres in hoofdletters worden geschreven
• Aanbevolen lettergrootte: 10 pt tot 12 pt in "regular" (normale) letterstijl

Karakterafstand

Einde van een teken tot het begin van het volgende teken:

• Minimaal: 0,2 mm
• Maximaal: 0,4 mm

Woordafstand

De ruimte tussen blokken cijfers en woorden:

• Maximaal: 10 mm
• Meestal één of twee spaties

Regelafstand

Uniforme regelafstand tussen de regels voor het volledige adres:

• Minimaal: 1 mm
• Maximaal: 5 mm

Lettertype & kleur

Voor een juiste lezing van het adres van de ontvanger is een duidelijk lettertype met een goed leesbare lettergrootte verplicht.

• Aanbevolen lettertypen: Arial, Calibri, Verdana of Helvetica
• Uniform lettertype en uniforme karakterafstand
• Letterkleur: Zwart
• Geen cursieve of decoratieve lettertypen
• Geen serif-lettertypen
• Geen lettertypen met verbonden letters
• Geen 3D of geschaduwde lettertypen

Meestal niet geaccepteerd door PostNL:

Aanvullende details over het ontwerp:

PostNL specificeert verdere vereisten voor adresontwerp:

• Minimaal drie, maximaal zes adresregels
• Het adres moet links uitgelijnd zijn
• Geen witregels tussen de adresregels
• Zowel postcode als plaats mogen niet onderstreept of doorgestreept zijn.
• Postcode en plaats moeten in hoofdletters worden vermeld
• De cijfers en letters van de postcode moeten door één spatie worden gescheiden. De postcode en plaats moeten door een dubbele spatie worden gescheiden.

Meestal niet geaccepteerd door PostNL:

Gedetailleerde documentatie van de vereisten van PostNL is hier te vinden.

Adresverificatie door Pingen (sinds 1 juli 2024)

Om je te helpen voldoen aan de vereisten van PostNL, controleert Pingen sinds 1 juli 2024 het ontvangeradres op naleving van aanvullende vereisten voor brieven naar Nederland.

Als Pingen detecteert dat een document niet voldoet aan de adresvereisten, krijgt het na upload de status "Actie vereist". De functie "voorblad" stelt u in staat om het adres van de ontvanger rechtstreeks via Pingen te corrigeren. Deze functie voegt automatisch een nieuwe pagina voor het document toe. Hierdoor kan het adres opnieuw worden ingevoerd in overeenstemming met de adresvereisten en op het voorblad worden geplaatst.

De volgende vereisten worden door Pingen gecontroleerd sinds 1 juli 2024:

Verboden inhoud in de postcoderegel

In de adresregel met de postcode en de plaats moet de postcode vóór de plaats verschijnen. Daarnaast mogen er geen tekens (zoals een komma of koppelteken) tussen de postcode en de plaatsnaam staan. Beide gegevens moeten door één of twee spaties worden gescheiden. Pingen controleert of de volgorde correct is en of er ten minste één spatie na de postcode staat.

Bovendien moeten landaanduidingen voor de postcode zoals NL- of NL worden vermeden, aangezien deze niet langer door PostNL worden geaccepteerd.

Zorg ervoor dat de regel met de postcode alleen de postcode en de plaats bevat. De postcode moet ook bestaan uit 4 cijfers en 2 letters. De postcode en de plaats moeten worden gescheiden door ten minste één, bij voorkeur twee spaties. Bijvoorbeeld: 1011 AC AMSTERDAM of 1011 AC AMSTERDAM (en niet “1011 AH-AMSTERDAMM” of “AMSTERDAMM 1011 AH” of “1011 AH AMSTERDAMM” of “NL 1011 AH AMSTERDAMM of “AH 1011 AMSTERDAMM” of “1011 AMSTERDAMM AH”).

Ongeldige postcode-indeling

In Nederland worden postcodes die niet bestaan uit 4 cijfers en 2 hoofdletters als ongeldig beschouwd. Als een ontvangeradres een postcode heeft met minder of meer dan 4 cijfers en 2 letters of geen geldige landaanduiding heeft, wordt het door Pingen afgewezen. Pingen controleert of de laatste of op een na laatste adresregel een postcode met 4 cijfers en 2 letters bevat en of deze correct is gescheiden van de plaatsnaam.

Zorg ervoor dat de postcode uit 4 cijfers gevolgd door 2 letter bestaat of dat bij internationale brieven een geldige landaanduiding op de laatste adresregel staat. Bijvoorbeeld, 2511 EK DEN HAAG (en niet als “25 11 EK DEN HAAG” “251 EK DEN HAAG” of “2'511 EK DEN HAAG” of “FR” of andere gegevens).

Ongeldig postcodeformaat

PostNL schrijft voor dat de postcode moet bestaan uit 4 cijfers en 2 hoofdletters en dat deze gescheiden moet zijn van de plaats door één of twee spaties. Om deze reden controleert Pingen of de postcode correct is opgemaakt.

Zorg ervoor dat de postcode met hoofdletters is geschreven en correct is gescheiden. Bijvoorbeeld, 1011 AC AMSTERDAM (en niet als “1011,AH AMSTERDAM,” “1011AH AMSTERDAM” of “1011 ah AMSTERDAM”).

Niet-ondersteunde ISO-landcode

De spelling NL-1011 AH Amsterdam (d.w.z. de ISO2-landcode vóór de postcode) wordt al enkele jaren niet meer ondersteund door PostNL. Om deze reden controleert Pingen of er een ISO2-landcode (zoals “NL-”) op de postcode regel staat.

Zorg ervoor dat de landnaam op de laatste adresregel staat en dat de adresregel met de postcode geen landaanduiding bevat. Bijvoorbeeld, 1011 AC AMSTERDAM (en niet als “NL-1011 AH AMSTERDAM”).

Landaanduiding in de postcode-regel

PostNL vereist dat de landnaam als enige inhoud in de laatste adresregel staat. Om deze reden controleert Pingen of er een landaanduiding (zoals "Nederland," "Netherlands," of "Zwitserland") op de regel met de postcode staat.

Zorg ervoor dat de landnaam in de laatste adresregel staat en dat de adresregel met de postcode geen landnaam bevat. Bijvoorbeeld: 2511 EK DEN HAAG (en niet “2511 EK DEN HAAG, Nederland“ of “2511 EK DEN HAAG Netherlands” of “2511 EK DEN HAAG (Nederland)”).

Landaanduiding in de laatste adresregel 

PostNL specificeert dat bij lokale brieven naar Nederland het land niet in het adres vermeld mag worden. Pingen controleert of Nederland als bestemmingsland is vermeld voor lokale brieven.

Voor organisaties met Nederland als standaard bestemmingsland: zorg ervoor dat er geen landnaam (zoals Nederland of Netherlands) in de laatste adresregel staat.

Ongeldige adresstructuur

Bij verzending naar Nederland zijn lege adresregels (witregels) niet toegestaan. Ook mag er geen adresregel staan tussen de regel met de postcode/plaats en de regel met de landsnaam. Pingen controleert of er een ongeldige adresregel volgt na de postcode/plaatsregel.

Zorg ervoor dat het adres geen lege regels bevat, dat de adresregel met de postcode/plaats alleen wordt gevolgd door de (optionele) landsnaam, en dat de volgorde van de adresregels correct is. Er mag dus geen extra regel staan tussen de adresregel met de postcode/plaats en de (optionele) landsnaam.

Storende elementen in het adreszone

PostNL schrijft voor dat alleen het postadres in het adreszone mag staan. Pingen controleert automatisch of er onder het postadres nog andere gegevens in het adresgebied staan.

Zorg ervoor dat er onder het postadres geen extra informatie staat en dat het adreszone alleen het postadres bevat.

Belangrijk:

Om technische redenen kan Pingen geen volledige controle uitvoeren van de vereisten door PostNL. De adrescontrole door Pingen dient uitsluitend om verschillende problemen te identificeren voordat de brief wordt verzonden. Het is echter de verantwoordelijkheid van de afzender om ervoor te zorgen dat brieven die via Pingen naar Nederland worden gestuurd voldoen aan de regelgeving van PostNL. Eventuele extra kosten door incorrect adresseren worden door Pingen in rekening gebracht.