Exigences d'adresse de Royal Mail (Royaume-Uni)

Les lettres à destination du Royaume-Uni une fois imprimées, sont transmises à Royal Mail pour distribution. À partir de ce moment, la responsabilité ultérieure incombe à Royal Mail. Pour que vos lettres puissent être traitées sans problème et aux prix convenus par Royal Mail, il est important que les adresses des destinataires respectent des exigences spécifiques.

Nous avons résumé pour vous dans cet article les principales exigences de Royal Mail concernant les adresses.

Pour aider au mieux nos clients à respecter ces exigences, Pingen vérifie depuis le 20 janvier 2025 l'adresse du destinataire pour les lettres à destination du Royaume-Uni afin de répondre à des exigences supplémentaires. En savoir plus sur la vérification de l'adresse par Pingen

Si Royal Mail rencontre des problèmes lors du traitement de l'adresse du destinataire, elle peut refuser la lettre ou la distribuer uniquement contre des frais supplémentaires. Dans de tels cas, il n'y a pas de remboursement des frais, car l'expéditeur est responsable de l'adressage correct et les frais couvrent le travail supplémentaire de traitement. Pour s'assurer que l'adresse répond aux exigences postales en matière d'adresse, nous recommandons d'envoyer une lettre test via Pingen et de vérifier que la livraison a été effectuée avec succès. De cette manière, les problèmes éventuels peuvent être détectés et résolus à temps afin de garantir une livraison sans problème.

Exigences d'adresse de Royal Mail

Structure d'adresse

Pour que l'adresse du destinataire puisse être traitée par Royal Mail, l'ordre suivant doit être respecté :

• Nom du destinataire ou de la société
• Autres désignations du destinataire (facultatif)
• Numéro de la parcelle ou de la maison et rue doivent être indiqués sur une seule ligne et dans cet ordre. Des indications supplémentaires telles que le bâtiment, l'entrée, l'étage et d'autres indications doivent être indiquées sur la ligne d'adresse au-dessus.
• Nom de la double localité dépendante ou de la voie dépendante (facultatif)
• La rue et le numéro de maison ou la boîte postale et le numéro de boîte postale sur une ligne dans cet ordre
• Nom du quartier, de la localité dépendante ou de la voie de passage (facultatif)
• Localité en majuscules
• Code postal (NPA) composé de 5 à 7 caractères, écrits en majuscules. Le code postal doit toujours figurer sur la dernière ligne de l'adresse. Les 2 à 5 premiers caractères doivent être séparés des 3 derniers caractères par un ou deux espaces. La séparation par des points ou des caractères spéciaux n'est pas autorisée. Les informations supplémentaires sur le pays destinataire (code pays ou identifiant ISO) doivent être omises.

Important : Pour les Organisations dont le Pays de Destination par Défaut est le Royaume-Uni, il est obligatoire d'omettre le pays de destination (par exemple, UK, England, Great Britain, United Kingdom ou Royaume-Uni) pour les lettres locales.

 Généralement acceptée par Royal Mail :

Généralement pas acceptée par Royal Mail :

Polices de caractères

Royal Mail définit des informations spécifiques concernant le formatage des polices de caractères :

Taille de la police (hauteur de majuscule)

Taille de police recommandée :

• 10 pt à 12 pt dans la police « regular » (normale)

Espacement des caractères

Fin d'un caractère jusqu'au début du caractère suivant :

• Minimum : 0,25 mm

Espacement des mots

L'espace entre les blocs de chiffres et les mots :

• Maximum : 5,0 mm
• En général, un ou deux espaces

Espacement des lignes (interligne)

Espacement des lignes entre les longueurs inférieures de la ligne supérieure et les longueurs supérieures de la ligne inférieure :

• Minimum : 1,0 mm
• Maximum : 4,0 mm

Police de caractères & couleur

Pour que l'adresse du destinataire puisse être lue facilement, il est impératif d'utiliser une police claire avec une taille de caractères lisible.

• Polices recommandées : Courier, Courier New, Letter Gothic, Lucida Console, Lucida Sans Typewriter, Word Gothic, Arial, Latha, Avant Garde, Lucida Sans, Calibri, Estrangelo Edessa, Mangal, Eurostile, News Gothic MT, Frankfurt Gothic, Univers, Franklin Gothic (Book), Optima, Gautami, Raavi, Geneva, Shruti, Gill Sans, Trebuchet MS, Helvetica, Tunga, Univers and Verdana
• Police de caractères uniforme
• Couleur de la police : noir
• Pas de polices italiques ou décoratifs
• Pas de polices négatifs ou gras
• Pas de polices avec des lettres jointes
• Pas de polices 3D ou ombrées

Généralement pas acceptée par Royal Mail :

Autres précisions sur la mise en page :

Royal Mail impose d'autres exigences en matière de mise en page pour les adresses :

• L'adresse doit être alignée à gauche
• Pas de lignes vides entre les lignes de l'adresse
• Pas de ponctuation (telle que « . » ou « , ») dans le code postal.
• Le code postal doit toujours être écrit en majuscules.
• Ni le code postal ni la localité ne doivent être soulignés ou masqués.

Généralement pas acceptée par Royal Mail :

Une documentation détaillée sur les exigences de Royal Mail est disponible ici

Vérification de l'adresse chez Pingen (depuis le 20 janvier 2025)

Pour vous aider à répondre aux exigences de Royal Mail, depuis le 20 janvier 2025, Pingen vérifie en plus que l'adresse du destinataire respecte d'autres exigences pour les lettres à destination du Royaume-Uni.

Si Pingen détecte qu'un document ne respecte pas les exigences en matière d'adresse, il reçoit le statut « Action requise » après le téléchargement. La fonction « Page de garde » permet de corriger l'adresse du destinataire directement via Pingen. Avec cette fonction, une nouvelle page est automatiquement ajoutée en face du document concerné. Il est alors possible de saisir à nouveau l'adresse en respectant les exigences en matière d'adresse et de la placer ainsi sur la page de garde.

Les exigences suivantes sont vérifiées dans Pingen depuis le 20 janvier 2025 :

Code postal absent

Pour les lettres à destination du Royaume-Uni, l'adresse du destinataire doit contenir un code postal de 5 à 7 caractères. Le code postal doit figurer sur la dernière ligne de l'adresse (avant les informations facultatives sur le pays) et doit respecter les formats suivants :

Pingen vérifie si l'adresse du destinataire contient un code postal valide.

Veuillez vous assurer que l'adresse du destinataire contient un code postal valide de 5 à 7 caractères et qu'il est correctement séparé par 1 ou 2 espaces. Par exemple, H23 6AA ou H23 6AA (et non « H23 AA6 » ou « H236 » ou «London» ou « London H23 AA6 »).

Code postal invalide

Pour les lettres à destination du Royaume-Uni, la dernière ligne de l'adresse (avant la désignation facultative du pays) doit être constituée d'un code postal valide de 5 à 7 caractères. Si le code postal contient moins ou plus de 5 à 7 caractères, il est rejeté par Pingen. Pingen vérifie si la dernière ligne d'adresse contient un code postal valide de 5 à 7 caractères.

Veuillez vous assurer que la dernière ligne de l'adresse contient un code postal de 5 à 7 caractères, séparé correctement. Par exemple, H23 6AA ou H23 6AA (et non « H23-6AA » ou « H23.6AA » ou « LONDON H23 6AA » ou « H23 6AAA »).

Contenu non autorisé dans la ligne du code postal

Royal Mail stipule que le code postal doit être le seul élément de la dernière ligne d'adresse (avant la désignation facultative du pays). Si la dernière ligne d'adresse contient d'autres éléments que le code postal, Royal Mail peut facturer des pénalités qui seront répercutées par Pingen. C'est pourquoi Pingen vérifie s'il y a d'autres informations (telles que « H23 6AA London ») sur la ligne du code postal.

Veuillez vous assurer qu'il n'y a pas d'autres informations dans la ligne d'adresse avec le code postal. Par exemple, seulement H23 6AA (et non « H23 6AA London » ou « H23 6AA (UK) » ou « H23 6AA Great Britain » ou « H23 6AA London »).

Code pays ISO non supporté

La notation GB-H23 6AA (donc le code pays ISO2 devant le code postal) n'est plus supportée par Royal Mail depuis plusieurs années. C'est pourquoi Pingen vérifie si un code pays ISO2 (comme par ex. « GB- ») se trouve sur la ligne contenant le code postal.

Veuillez vous assurer que le nom du pays est indiqué sur la dernière ligne de l'adresse et que la ligne de l'adresse avec le code postal ne comporte pas de désignation de pays. Par exemple, H23 6AA (et non « GB-H23 6AA »).

Code postal incorrect

Pour les lettres à destination du Royaume-Uni, le code postal doit être composé de 5 à 7 caractères et être écrit en lettres majuscules. Les 2 à 5 premiers caractères doivent être séparés des 3 derniers par un (éventuellement deux) espace(s). Pingen vérifie si le code postal est composé de lettres majuscules et s'il est correctement séparé par un ou deux espaces.

Veuillez vous assurer que le code postal est écrit en majuscules et qu'il est correctement séparé. Par exemple, H23 6AA ou H23 6AA (et non « h23 6aa » ou « H236AA »).

Désignation du pays dans la dernière ligne de l'adresse

Royal Mail stipule que le nom du pays ne doit pas être indiqué dans l'adresse pour les lettres locales au Royaume-Uni . Pingen vérifie si le Royaume-Uni est indiqués comme pays de destination pour les lettres locales.

Pour les Organisations dont le Pays de destination par défaut est le Royaume-Uni: veuillez vous assurer qu'aucun nom de pays (comme « United Kingdom », « UK » ou « Royaume-Uni ») ne figure dans la dernière ligne d'adresse.

Structure d'adresse non conforme (prochainement)

Lors de l'envoi vers le Royaume-Uni, il est impératif d'indiquer un destinataire dans l'adresse. De même, aucune ligne vide (ou ligne sans contenu) n'est autorisée entre les différentes lignes d'adresse. La ligne d'adresse avec le nom de la rue/numéro de maison ou la boîte postale doit impérativement être suivie de la ligne d'adresse avec le NPA/localité. En outre, ni les données de la ligne d'adresse avec le nom de la rue/numéro de maison ni celles de la ligne d'adresse avec le NPA/localité ne peuvent être réparties sur plusieurs lignes d'adresse.

Veuillez vous assurer que l'adresse contient un destinataire et aucune ligne vide entre les lignes d'adresse, que la ligne d'adresse avec le nom de la rue ou la boîte postale est suivie de la ligne d'adresse avec le code postal/la localité et que tant la ligne d'adresse avec le nom de la rue que la ligne d'adresse avec le code postal/la localité sont raccourcies de sorte qu'elles tiennent chacune sur une ligne d'adresse.

Important :

Pour des raisons techniques, Pingen ne peut pas procéder à une vérification complète de la demande de Royal Mail. La vérification de l'adresse de la part de Pingen sert uniquement à identifier divers problèmes avant l'envoi. Il incombe cependant à l'expéditeur de s'assurer que les lettres envoyées en Allemagne par Pingen sont conformes aux dispositions de Royal Mail. Les éventuelles dépenses supplémentaires dues à un adressage incorrect seront facturées par Pingen.

Remarque : les illustrations de cet article ne sont pas à l'échelle.