Adressanforderungen Royal Mail (Vereinigtes Königreich)

Briefe in das Vereinigte Königreich werden, nachdem sie gedruckt wurden, an Royal Mail für die Zustellung weitergeleitet. Ab diesem Zeitpunkt liegt die weitere Verantwortung bei Royal Mail. Damit Ihre Briefe reibungslos und zu den vereinbarten Preisen durch Royal Mail verarbeitet werden können, ist es wichtig, dass die Empfängeradressen spezifische Anforderungen einhalten.

Die wichtigsten Adressanforderungen von Royal Mail haben wir für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst.

Um unsere Kunden bestmöglich bei der Einhaltung dieser Anforderungen zu unterstützen, überprüft Pingen seit dem 20. Januar 2025 bei Briefen in das Vereinigte Königreich die Empfängeradresse auf zusätzliche Anforderungen. Zu der Adressüberprüfung von Pingen.

Sollte es bei der Verarbeitung der Empfängeradresse zu Problemen kommen, kann Royal Mail den Brief zurückweisen oder nur gegen einen Aufpreis befördern. In solchen Fällen erfolgt keine Kostenrückerstattung, da der Absender für die korrekte Adressierung verantwortlich ist und die Kosten den zusätzlichen Aufwand der Verarbeitung abdecken. Um sicherzustellen, dass die Adresse den postalischen Adressanforderungen entspricht, empfehlen wir, einen Testbrief über Pingen zu versenden und die erfolgreiche Zustellung zu überprüfen. Auf diese Weise können mögliche Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, um eine reibungslose Zustellung zu gewährleisten.

Adressanforderungen Royal Mail:

Adressaufbau

Damit die Empfängeradresse durch Royal Mail verarbeitet werden kann, muss folgende Reihenfolge eingehalten werden:

• Name des Empfängers bzw. der Firma
• Weitere Empfängerbezeichnungen (optional)
• Grundstücks- oder Hausnummer und Straße in einer Zeile in dieser Reihenfolge angeben. Zusatzangaben wie Gebäude, Eingang, Stockwerk und weitere Angabe müssen auf der Adresszeile darüber angegeben werden.
• Name der doppelt abhängigen Ortschaft oder der abhängigen Straße (optional)
• Name des Bezirks, des Ortes oder der Straße (optional)
• BESTIMMUNGSORT in Grossbuchstaben
• POSTLEITZAHL bestehend aus 5- bis 7-Zeichen in Grossbuchstaben geschrieben. Die Postleitzahl muss sich immer auf der letzten Adresszeile befinden. Die vorderen 2-5-Zeichen müssen von den hinteren 3-Zeichen mit einem oder zwei Leerschlägen getrennt werden. Eine Trennung mit Punkten oder Sonderzeichen ist nicht zulässig. Auf zusätzliche Angaben zum Empfängerland (Länderkennzeichen oder ISO-Kennung) muss zwingend verzichtet werden. 

Wichtig: Bei Organisationen mit dem Standard Empfängerland Vereinigtes Königreich ist es zwingend erforderlich das Empfängerland (z.B. UK, England, Großbritannien oder Vereinigtes Königreich) bei lokalen Briefen wegzulassen. 

In der Regel von Royal Mail akzeptiert:

In der Regel von Royal Mail nicht akzeptiert:

Schriften

Royal Mail gibt spezifische Angaben für die Schriftformatierung vor:

Schriftgröße (Versalhöhe)

Empfohlene Schriftgröße:

• 10 pt bis 12 pt im Schriftschnitt "regular" (normal)

Zeichenabstand

Ende eines Zeichens bis zum Anfang eines nächsten Zeichens:

• Mindestens: 0,25 mm

Wortabstand

‍Der Abstand zwischen Ziffernblöcken und Wörtern:

• Höchstens: 5,0 mm
• In der Regel ein oder zwei Leerzeichen

Zeilenabstand (Durchschuss)

‍Zeilenabstand zwischen den Unterlängen der oberen Zeile und den Oberlängen der unteren Zeile:

• Mindestens: 1,0 mm
• Höchstens: 4,0 mm

Schriftart & Farbe

• Empfohlene Schriftarten: Courier, Courier New, Letter Gothic, Lucida Console, Lucida Sans Typewriter, Word Gothic, Arial, Latha, Avant Garde, Lucida Sans, Calibri, Estrangelo Edessa, Mangal, Eurostile, News Gothic MT, Frankfurt Gothic, Univers, Franklin Gothic (Book), Optima, Gautami, Raavi, Geneva, Shruti, Gill Sans, Trebuchet MS, Helvetica, Tunga, Univers and Verdana
• Einheitliche Schrift
• Schriftfarbe: Schwarz
• Keine Kursivschriften oder Zierschriften
• Keine Negativ- oder Fettschriften
• Keine Schriften mit zusammenhängenden Buchstaben
• Keine 3D oder schattierte Schriften

In der Regel von Royal Mail nicht akzeptiert:

Weitere Feinheiten zur Gestaltung:

Royal Mail gibt weitere Anforderungen zur Adressgestaltung vor:

• Adresse muss linksbündig geschrieben sein
• Keine Leerzeilen zwischen den Adresszeilen
• Die Postleitzahl muss immer in Großbuchstaben geschrieben werden
• Keine Satzzeichen (wie "." oder ",") in der Postleitzahl
• Weder Postleitzahl noch Adresse unterstreichen oder gesperrt schreiben

Usually not accepted by Royal Mail:In der Regel von Royal Mail nicht akzeptiert:

Eine ausführliche Dokumentation der Anforderungen von Royal Mail finden Sie hier.

Adressüberprüfung bei Pingen (seit dem 20.Januar 2025)

Um Ihnen zu helfen, die Anforderungen von Royal Mail zu erfüllen, überprüft Pingen seit dem 20.Januar 2025 bei Briefen in das Vereinigte Königreich die Empfängeradresse zusätzlich auf die Einhaltung weiterer Anforderungen.

Sollte Pingen erkennen, dass ein Dokument die Adressanforderungen nicht einhält, bekommt es nach dem Upload den Status "Aktion erforderlich". Über die "Deckblatt-Funktion" lässt sich die Empfängeradresse direkt über Pingen korrigieren. Mit dieser Funktion wird automatisch eine neue Seite vor das betreffende Dokument hinzugefügt. Hierbei kann die Adresse unter Einhaltung der Adressanforderungen erneut eingegeben und so auf dem Deckblatt platziert werden.

Folgende Anforderungen werden seit dem 20.Januar 2025 in Pingen überprüft:

Fehlende Postleitzahl

Bei Briefen in das Vereinigte Königreich muss die Empfängeradresse eine Postleitzahl mit 5- bis 7-Zeichen beinhalten. Die Postleitzahl muss zudem als letzte Adresszeile (vor der optionalen Landesangabe) stehen und muss den folgenden Formaten entsprechen:

Pingen prüft, ob eine gültige Postleitzahl in der Empfängeradresse vorhanden ist.

Bitte stellen Sie sicher, dass in der Empfängeradresse eine gültige Postleitzahl mit 5- bis 7-Zeichen steht und diese korrekt durch 1 oder 2 Leerschläge getrennt ist. Also z.B. H23 6AA oder H23 6AA (und nicht "H23 AA6" bzw. "H236" bzw. "London" oder "London H23 6AA").

Ungültige Postleitzahl-Schreibweise

Bei Briefen in das Vereinigte Königreich muss die letzte Adresszeile (vor der optionalen Länderangabe) aus eine gültige Postleitzahl mit 5- bis 7-Zeichen bestehen. Sollte eine Postleitzahl weniger oder mehr als 5- bis 7-Zeichen haben, wird diese von Pingen abgelehnt. Pingen prüft, ob auf der letzten Adresszeile eine Postleitzahl mit 5- bis 7-Zeichen steht.

Bitte stellen Sie sicher, dass auf der letzten Adresszeile eine gültige Postleitzahl mit 5- bis 7-Zeichen, steht, die korrekt getrennt ist. Also z.B. H23 6AA oder H23 6AA (und nicht "H23-6AA" bzw. "H23.6AA" bzw. "LONDON H23 6AA" oder "H23 6AAA").

Zusätzliche Angaben auf der Postleitzahl Zeile

Royal Mail gibt vor, dass Postleitzahl jeweils als einziger Inhalt auf der letzten Adresszeile (vor der optionalen Länderangabe) stehen soll. Befinden sich neben der Postleitzahl noch weitere Inhalte auf der letzten Adresszeile, können seitens Royal Mail Strafgebühren anfallen, welche von Pingen weiter verrechnet werden. Aus diesem Grund prüft Pingen, ob sich auf der Zeile mit der Postleitzahl weitere Inhalte (wie z.B. "H23 6AA London") befinden.

Bitte stellen Sie sicher, dass auf der Adresszeile mit der Postleitzahl keine weiteren Angaben stehen. Also z.B. einzig H23 6AA (und nicht "H23 6AA London" bzw. "H23 6AA (UK)" bzw. "H23 6AA Großbritannien" oder "H23 6AA London").

Nicht unterstützter ISO-Ländercode

Die Schreibweise GB-H23 6AA (also ISO2 Ländercode vor der PLZ) wird von Royal Mail seit mehreren Jahren nicht mehr unterstützt. Aus diesem Grund prüft Pingen, ob sich auf der Zeile mit der Postleitzahl ein ISO2 Ländercode (wie z.B. "GB-") befindet.

Bitte stellen Sie sicher, dass die Länderbezeichnung auf der letzten Adresszeile steht und die Adresszeile mit der PLZ keine Länderbezeichnung hat. Also z.B. H23 6AA (und nicht "GB-H23 6AA").

Inkorrekte Postleitzahl Schreibweise

Bei Briefen in das Vereinigte Königreich muss die Postleitzahl aus 5- bis 7-Zeichen bestehen und in Grossbuchstaben geschrieben werden. Hierbei müssen die vorderen 2-5-Zeichen durch einen (optional auch zwei) Leerschläge von den hinteren 3-Zeichen getrennt werden. Pingen prüft, ob die Postleitzahl aus Grossbuchstaben besteht und korrekt mit einem bzw. zwei Leerschlägen getrennt wird.

Bitte stellen Sie sicher, dass die Postleitzahl in Großbuchstaben geschrieben und korrekt getrennt ist. Also z.B. H23 6AA oder H23 6AA (und nicht "h23 6aa" oder "H236AA").

Länderbezeichnung in der letzten Adresszeile

Royal Mail gibt vor, dass bei lokalen Briefen nach Vereinigte Königreich der Ländername nicht in der Adresse angegeben werden soll. Pingen überprüft, ob Vereinigte Königreich als Zielland bei lokalen Briefen angegeben ist.

Für Organisationen mit dem Standardempfängerland Vereinigte Königreich: Bitte stellen Sie sicher, dass kein Ländername (wie "United Kingdom", "UK" oder "England") in der letzten Adresszeile steht.

Unerlaubte Adressstruktur (Demnächst)

Beim Versand in das Vereinigte Königreich muss zwingend ein Empfänger in der Adresse angegeben werden. Auch sind zwischen den verschiedenen Adresszeilen keine leeren Zeilen (bzw. Zeilen ohne Inhalt) erlaubt. Zudem muss oberhalb der Adresszeile mit der Postleitzahl sich der Ort befinden sowie über dieser Zeile entweder der Ortsteil oder die Durchgangsstraße angegeben werden. Jeder Adressbestandteil muss zwingend auf einer eigenen Zeile stehen und es dürfen keine dieser Adressbestandteile über mehrere Adresszeilen aufgeteilt werden.

Bitte stellen Sie sicher, dass die Adresse einen Empfänger und keine Leerzeilen zwischen den Adresszeilen enthält, auf die Adresszeile mit dem Ortsteil bzw. der Durchgangsstraßen die Adresszeile mit dem Ort folgt. Auf der Letzten Adresszeile darf sich einzig die Postleitzahl befinden.

Wichtig:

Pingen kann aus technischen Gründen keine vollständige Verifizierung der Anforderung seitens Royal Mail vornehmen. Die Adressprüfung seitens Pingen dient einzig der Unterstützung, diverse Probleme bereits vor dem Versand erkennen zu können. Es obliegt jedoch dem Absender sicher zu stellen, dass die über Pingen nach Großbritannien aufgegebenen Briefe den Bestimmungen von Royal Mail entsprechen. Allfällige Mehraufwände aufgrund inkorrekter Adressierung werden seitens Pingen weiter verrechnet.

Hinweis: Die Abbildungen in diesem Beitrag sind nicht maßstabsgetreu.