Exigences d'adresse de PostNL (Pays-Bas)

Les lettres à destination de Pays-Bas, une fois imprimées, sont transmises à PostNL pour distribution. À partir de ce moment, la responsabilité ultérieure incombe à PostNL. Pour que vos lettres puissent être traitées sans problème et aux prix convenus par PostNL, il est important que les adresses des destinataires respectent des exigences spécifiques.

Nous avons résumé pour vous dans cet article les principales exigences de PostNL concernant les adresses.

Pour aider au mieux nos clients à respecter ces exigences, Pingen vérifie depuis le 1er juillet 2024 l'adresse du destinataire pour les lettres à destination des Pays-Bas afin de répondre à des exigences supplémentaires. En savoir plus sur la vérification de l'adresse par Pingen

Si PostNL rencontre des problèmes lors du traitement de l'adresse du destinataire, elle peut refuser la lettre ou la distribuer uniquement contre des frais supplémentaires. Dans de tels cas, il n'y a pas de remboursement des frais, car l'expéditeur est responsable de l'adressage correct et les frais couvrent le travail supplémentaire de traitement. Pour s'assurer que l'adresse répond aux exigences postales en matière d'adresse, nous recommandons d'envoyer une lettre test via Pingen et de vérifier que la livraison a été effectuée avec succès. De cette manière, les problèmes éventuels peuvent être détectés et résolus à temps afin de garantir une livraison sans problème.

Exigences d'adresse de PostNL

Structure d'adresse

Pour que l'adresse du destinataire puisse être traitée par PostNL, l'ordre suivant doit être respecté :

• Titre (facultatif)
• Nom du destinataire ou de la société
• Autres désignations du destinataire (facultatif)
• La rue et le numéro de maison ou la boîte postale et le numéro de boîte postale sur une ligne dans cet ordre
• Code postal à 4 chiffres avec 2 lettres et localité en majuscules, sur une seule ligne et dans cet ordre. Il faut impérativement renoncer à toute indication supplémentaire concernant le pays destinataire (code de pays ou code ISO).

Généralement acceptée par PostNL :

Généralement pas acceptée par PostNL :

Polices de caractères

PostNL définit des informations spécifiques concernant le formatage des polices de caractères :

Taille de la police (hauteur de majuscule)

• Minimum : 7 pt
• Maximum : 17 pt
• Pour une taille de police de 7 pt à 10 pt Adresse en majuscules
• Taille de police recommandée : 10 pt à 12 pt dans la police « regular » (normale)

Espacement des caractères

Fin d'un caractère jusqu'au début du caractère suivant :

• Minimum : 0,2 mm
• Maximum : 0,4 mm

Espacement des mots

‍L'espace entre les blocs de chiffres et les mots :

• Maximum : 10,0 mm
• En général, un ou deux espaces

Espacement des lignes (interligne)

‍Espacement des lignes entre les longueurs inférieures de la ligne supérieure et les longueurs supérieures de la ligne inférieure :

Minimum : 1,0 mm

Maximum : 5,0 mm

Police de caractères et couleur

‍Pour que l'adresse du destinataire puisse être lue facilement, il est impératif d'utiliser une police claire avec une taille de caractères lisible.

• Polices recommandées : Arial, Calibri, Verdana ou Helvetica
• Police uniforme et espacement uniforme des caractères
• Couleur de la police : noir
• Pas de polices italiques ou décoratifs
• Pas de polices avec empattement
• Pas de polices avec des lettres jointes
• Pas de polices 3D ou ombrées

Généralement pas acceptée par PostNL :

Autres précisions sur la mise en page :

PostNL impose d'autres exigences en matière de mise en page pour les adresses :

• Au minimum trois lignes, au maximum six
• L'adresse doit être alignée à gauche
• Pas de lignes vides entre les lignes de l'adresse
• Ne pas souligner le code postal ou la localité et ne pas les écrire en caractères gras.
• Écrire le code postal et la ville en majuscules
• Séparer les chiffres et les lettres du code postal par un seul espace. Séparer le code postal et la localité par un double espace

Généralement pas acceptée par PostNL:

Une documentation détaillée sur les exigences de PostNL est disponible ici

Vérification de l'adresse chez Pingen (depuis le 1er juillet 2024)

Pour vous aider à répondre aux exigences de PostNL, depuis le 1er juillet 2024, Pingen vérifie en plus que l'adresse du destinataire respecte d'autres exigences pour les lettres à destination des Pays-Bas.

Si Pingen détecte qu'un document ne respecte pas les exigences en matière d'adresse, il reçoit le statut « Action requise » après le téléchargement. La fonction « Page de garde » permet de corriger l'adresse du destinataire directement via Pingen. Avec cette fonction, une nouvelle page est automatiquement ajoutée en face du document concerné. Il est alors possible de saisir à nouveau l'adresse en respectant les exigences en matière d'adresse et de la placer ainsi sur la page de garde. 

Les exigences suivantes sont vérifiées dans Pingen depuis le 1er juillet 2024 :

Contenu non autorisé dans la ligne du code postal

Dans la ligne d'adresse contenant le code postal et la localité, le code postal doit toujours être placé avant la localité. En outre, aucun caractère (comme une virgule ou un trait d'union) ne doit se trouver entre le code postal et la localité. Les deux informations doivent être séparées par un espace. Pingen vérifie si l'ordre est correct et s'il y a un espace après le code postal.

De plus, il faut éviter les désignations de pays devant le code postal, comme par exemple NL- ou NL, car elles ne sont plus acceptées par les services postaux. 

Veuillez vous assurer que la ligne du code postal ne contient que le code postal et la localité. Le code postal doit également être composé de 4 chiffres et de 2 lettres. Le code postal et la localité doivent être séparés par au moins un espace, idéalement deux. Par exemple, 1011 AC AMSTERDAM ou 1011 AC AMSTERDAM (et non pas « 1011 AH-AMSTERDAM » ou « AMSTERDAM 1011 AH » ou « 1011 AH, AMSTERDAM » ou « NL 1011 AH AMSTERDAM » ou « AH 1011 AMSTERDAM » ou « 1011 Amsterdam AH » ou ).

Écriture non valide du code postal

Aux Pays-Bas, les codes postaux qui ne sont pas composés de 4 chiffres et de 2 lettres majuscules ne sont pas considérés comme valables. Si l'adresse d'un destinataire comporte un code postal avec moins ou plus de 4 chiffres et 2 lettres majuscules ou ne comporte pas une désignation de pays valide, Pingen le refusera. Pingen vérifie si la dernière ou l'avant-dernière ligne d'adresse comporte un code postal de 4 chiffres et 2 lettres et si celui-ci est correctement séparé de la localité.

Veuillez vous assurer que le code postal est composé de 4 -chiffres et de 2 -lettres ou pour les lettres internationales, une désignation de pays valide figure sur la dernière ligne de l'adresse. Le code postal et la localité doivent être séparés par au moins un espace, idéalement deux. Par exemple 2511 EK DEN HAAG (et non pas « 25 11 EK DEN HAAG » ou « 251 EK DEN HAAG » ou « 2'511 EK DEN HAAG » ou « FR » ou toute autre indication).

Écriture incorrecte du code postal

PostNL exige que le code postal soit composé de 4 chiffres suivis de 2 lettres majuscules, et qu'il soit séparé de la localité par un ou deux espaces. C’est pourquoi Pingen vérifie si le code postal est correctement formaté.

Veuillez vous assurer que le code postal est écrit en majuscules et correctement séparé. Par exemple 1011 AC AMSTERDAM ou 1011 AC  AMSTERDAM (et non pas « 1011,AH AMSTERDAM » ou « 1011AH AMSTERDAM » ou « 1011 ah AMSTERDAM »).

Code pays ISO non supporté

La notation NL-1011 AH Amsterdam (donc le code pays ISO2 devant le code postal) n'est plus supportée par PostNL depuis plusieurs années. C'est pourquoi Pingen vérifie si un code pays ISO2 (comme par ex. « NL- ») se trouve sur la ligne contenant le code postal.

Veuillez vous assurer que la désignation du pays se trouve sur la dernière ligne d'adresse et que la ligne d'adresse avec le code postal n'a pas de désignation de pays. Par exemple 1011 AC AMSTERDAM (et non « NL-1011 AH AMSTERDAM »).

Désignation du pays sur la ligne du code postal

PostNL stipule que le pays doit être le seul contenu de la dernière ligne d'adresse. C'est pourquoi Pingen vérifie si une désignation de pays (comme par exemple « Pays-Bas » ou « Nederland » ou « Netherlands » ou « Belgique ») se trouve sur la ligne du code postal.

Veuillez vous assurer que la désignation du pays se trouve sur la dernière ligne d'adresse et que la ligne d'adresse avec le code postal n'a pas de désignation de pays. Par exemple 2511 EK DEN HAAG (et non « 2511 EK DEN HAAG, Nederland » ou « 2511 EK DEN HAAG Netherlands » ou « 2511 EK DEN HAAG (Nederland) »).

Désignation du pays dans la dernière ligne de l'adresse

PostNL stipule que le nom du pays ne doit pas être indiqué dans l'adresse pour les lettres locales à destination des Pays-Bas. Pingen vérifie si les Pays-Bas sont indiqués comme pays de destination pour les lettres locales.

Pour les Organisations dont le Pays de destination par défaut est les Pays-Bas : veuillez vous assurer qu'aucun nom de pays (comme « Pas-Bas », « Nederland » ou « Netherlands ») ne figure dans la dernière ligne d'adresse.

Structure d'adresse non conforme

Lors de I'envoi vers les Pays-Bas aucune ligne vide (ou ligne sans contenu) n'est autorisée entre les différentes lignes d'adresse. De plus, aucune ligne d'adresse ne doit figurer entre la ligne d'adresse avec le code postal/localité et la ligne d'adresse avec le nom du pays. Pingen vérifie si une ligne d'adresse non autorisée suit la ligne d'adresse avec le code postal/localité.

Veuillez vous assurer que l'adresse ne contient pas de lignes vides, que la ligne d'adresse avec le code postal/localité est suivie uniquement du nom du pays (facultatif) et que l'ordre des lignes d'adresse est correct. Par exemple, aucune autre information ne doit figurer entre le nom du pays (facultatif) et la ligne d'adresse avec le code postal/localité.

Éléments indésirables dans la zone d'adresse

PostNL exige que seule l'adresse postale doit figurer dans la zone d'adresse. Pingen vérifie si d'autres informations se trouvent sous l'adresse dans la zone d'adresse.

Veuillez vous assurer qu'aucune indication supplémentaire ne figure sous l'adresse postale et qu'aucun autre contenu  ne se trouve dans la zone d'adresse.

Important :

Pour des raisons techniques, Pingen ne peut pas procéder à une vérification complète de la demande de PostNL. La vérification de l'adresse de la part de Pingen sert uniquement à identifier divers problèmes avant l'envoi. Il incombe cependant à l'expéditeur de s'assurer que les lettres envoyées en Allemagne par Pingen sont conformes aux dispositions de PostNL Les éventuelles dépenses supplémentaires dues à un adressage incorrect seront facturées par Pingen.

Remarque : les illustrations de cet article ne sont pas à l'échelle.