eBill-Dokumentenanforderungen

Damit Ihre Rechnungen über eBill versendet  werden können, müssen diese bestimmte technische und inhaltliche Anforderungen erfüllen. In diesem Artikel finden Sie die wichtigsten Voraussetzungen im Überblick.

Damit Pingen aus Ihren Rechnungen eine eBill erstellen kann, ist eine Schweizer QR-Rechnung als Grundlage erforderlich.

Anforderungen an das PDF

Ihr Dokument muss folgende technischen Anforderungen erfüllen:

• Das PDF Format muss A4 sein (210 mm x 297 mm)
• Die Dateigröße darf 8 MB nicht überschreiten
• Maximale Seitenanzahl pro Dokument: 120 Seiten
• Kein Passwort- oder Verschlüsselungsschutz

Inhaltliche Anforderungen

Für die Erstellung einer eBill benötigt Pingen bestimmte Pflichtangaben zur Rechnung und zum Rechnungsempfänger. Diese Informationen müssen entweder im QR-Code enthalten sein oder im Dokument selbst vorliegen:

• eBill-Empfänger
  Damit die Rechnung korrekt zugeordnet werden kann, benötigt Pingen entweder die E-Mail-Adresse oder eBillAccountID. Diese muss mit dem entsprechenden Eintrag in Ihrer eBill-Empfängerliste übereinstimmen.
• Rechnungsnummer
  Eindeutige Identifikation der Rechnung (Pflichtfeld im eBill-System).
• Rechnungsdatum
  Darf nicht älter als 90 Tage sein und nicht in der Zukunft liegen
• Fälligkeitsdatum
  Darf nicht in der Vergangenheit liegen
• Firmenname
  Der Firmenname muss mit dem im eBill-Konto hinterlegten Firmennamen übereinstimmen.
• Konto / Zahlbar an
  Die IBAN muss mit einer der bei eBill konfigurierten IBANs übereinstimmen.
• Referenz
  Die Referenz dient der eindeutigen Zuordnung der Zahlung zur Rechnung.
• Zahlbar durch
  Enthält die Adresse bzw. den Rechnungsempfänger (eBill-Empfänger).
• Betrag
  Muss grösser als 0 sein und negative Beträge sind nicht erlaubt
• Währung
  Unterstützt werden CHF und EUR. Die Währung muss mit der im eBill-Konto konfigurierten Währung für dieses Bankkonto übereinstimmen.

Wie werden die Daten an Pingen übermittelt?

Damit eine Rechnung über eBill versendet werden kann, müssen die oben aufgeführten Daten wie folgt im Dokument (bzw. In der QR-Rechnung) vorliegen:

Folgende Daten müssen im QR-Code (Zahlteil) enthalten sein:

• Konto / Zahlbar an
• Referenz
• Zahlbar durch
• Betrag
• Währung

Folgende Informationen lassen sich in Pingen direkt auf dem Dokument auswählen:

• eBill-Empfänger
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum

Sofern die Rechnungssoftware bei QR-Rechnungen auch die SWICO Zeile sowie das alternative Verfahren eBill unterstützt, können diese Angaben ebenfalls direkt im QR-Code hinterlegt und von Pingen automatisch ausgelesen werden. Mehr Informationen zur SWICO Zeile bzw. zum alternativen Verfahren eBill

Mit Presets können Sie einmalig definieren, wo sich diese Informationen in Ihrem Dokument befinden. Diese Einstellungen lassen sich anschließend für gleich strukturierte Rechnungen automatisch anwenden. Mehr über Presets erfahren

Fehlende Informationen über die Pingen-WebApp korrigieren

Fehlende Angaben lassen sich einfach über die Pingen-WebApp auf dem Dokument auswählen oder manuell eingeben. Erfahren Sie hier mehr über die Korrekturmöglichkeiten für eBill-Dokumente