Warum ist der eBill-Versand nicht möglich?

Nach der Übermittlung werden die Dokumente den Statusgruppen "Versandbereit", "Aktion erforderlich" oder "Ungeeignet" zugeordnet.

Dokumente in der Status "Versandbereit" können sofort zum Versand aufgegeben werden.

Dokumente in der Status "Aktion erforderlich" enthalten Probleme, die aber direkt in der Pingen-WebApp korrigiert werden können.

Dokumente in der Status "Ungeeignet" sind nicht mit den Anforderungen von Pingen kompatibel und lassen sich daher nicht über Pingen versenden.

Dokumente im Status "Versandbereit":

Einzelversand
Wird ein einzelnes Dokument hochgeladen und es enthält den Status "Versandbereit", lässt es sich direkt über die Detailansicht oder über die eBill-Liste einzeln versenden.

Batchversand
Werden mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen, wird automatisch ein Batch erstellt und die Dokumente werden den entsprechenden Statusgruppen zugeordnet. Beim Klick auf "Batch versenden" werden nur die Dokumente berücksichtigt, die den Status "Versandbereit" haben. Alle anderen Dokumente werden automatisch aus dem Batch entfernt.

Dokumente im Status "Aktion erforderlich":

Einzelversand
Wird ein einzelnes Dokument hochgeladen und es enthält den Status "Aktion erforderlich", lässt es sich direkt über die Detailansicht korrigieren.

Batchversand
Werden mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen, wird automatisch ein Batch erstellt. Dokumente mit dem Status "Aktion erforderlich" werden nach dem jeweiligen Problem gruppiert und können über den Link "Briefe korrigieren" direkt in der Pingen-WebApp korrigiert werden.

Folgende Probleme können auftreten:

Seiten im ungültigen Papierformat

Pingen unterstützt nur den Versand von Dokumenten im A4-Hochformat (210x297mm). Die betroffenen Dokumente sind oft in einem anderen Format wie US Letter (215x279mm) oder enthalten Seiten im A4-Querformat (297x210mm). Hier erfahren Sie, wie sich Seiten im ungültigen Papierformat direkt in der Pingen-App korrigieren lassen

Kein gültiger QR-Code

Für den Versand von Rechnungen über eBill benötigt Pingen eine Schweizer QR-Rechnung als Grundlage. Dabei wird auf allen Seiten im unteren Bereich des Dokuments nach einem gültigen QR-Code gesucht. Für die betroffenen Dokumente wurde kein gültiger QR-Code gefunden. Hier erfahren Sie, wie Sie einen QR-Code auf Ihrem Dokument auswählen können

eBill-Empfänger fehlt

Damit eine Rechnung einem eBill-Empfänger zugeordnet werden kann, benötigt Pingen entweder die E-Mail-Adresse oder die eBillAccountID. Diese Angabe muss mit einem Eintrag in Ihrer eBill-Empfängerliste übereinstimmen. Für die betroffenen Dokumente konnte kein eBill-Empfänger gefunden werden. Hier erfahren Sie, wie Sie einem Dokument einen eBill-Empfänger zuweisen können

Rechnungsnummer fehlt

eBill benötigt eine Rechnungsnummer als eindeutige Identifikation der Rechnung (Pflichtfeld im eBill-System). Für die betroffenen Dokumente konnte keine Rechnungsnummer gefunden werden. Hier erfahren Sie, wie Sie die Rechnungsnummer auf Ihrem Dokument auswählen können

Rechnungsdatum fehlt

Das Rechnungsdatum ist ein Pflichtbestandteil einer korrekten Rechnung. Für die betroffenen Dokumente konnte kein Rechnungsdatum gefunden werden. Hier erfahren Sie, wie Sie das Rechnungsdatum auf Ihrem Dokument auswählen können

Fälligkeitsdatum fehlt

Das Rechnungsdatum ist ein Pflichtbestandteil einer korrekten Rechnung. Für die betroffenen Dokumente konnte kein Fälligkeitsdatum gefunden werden. Hier erfahren Sie, wie Sie ein Fälligkeitsdatum für Ihr Dokument hinterlegen können

Kein übereinstimmender eBill-Empfänger

Die E-Mail-Adresse oder eBillAccountID auf dem Dokument muss mit einem Empfänger in Ihrer eBill-Empfängerliste übereinstimmen. Für die betroffenen Dokumente konnte keine Übereinstimmung gefunden werden. Hier erfahren Sie, wie Sie einem Dokument einen eBill-Empfänger zuweisen können

eBill-Empfänger ist inaktiv

Der zugewiesene eBill-Empfänger ist inaktiv. Der Empfänger muss Ihre Firma in seinem Online-Banking reaktivieren, um Rechnungen empfangen zu können. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall direkt an den Empfänger.

Dokumente im Status "Ungeeignet":

Dokumente die sich nicht über Pingen versenden lassen, erhalten den Status "Ungeeignet" und werden beim Klick auf "Batch versenden" automatisch aus dem Batch entfernt.

Folgende Probleme können auftreten:

Probleme mit dem QR-Code Inhalt

Diese Dokumente weisen Probleme mit dem QR-Code Inhalt auf. Folgende Probleme können auftreten:

Ungültiger Rechnungsbetrag
Der Rechnungsbetrag muss größer sein als 0 sein und negative Beträge sind nicht erlaubt.

Ungültige Rechnungswährung
CHF und EUR werden als Währung unterstützt. 

Abweichende Rechnungswährung
Die Währung muss mit der bei eBill konfigurierten Währung für dieses Konto übereinstimmen.

Ungültiges Rechnungsdatum
Das Rechnungsdatum darf nicht älter als 90 Tage sein und nicht in der Zukunft liegen.

Abweichender Firmenname
Der Firmenname muss mit dem im eBill-Konto hinterlegten Firmennamen übereinstimmen.

Abweichende Kontonummer
Die IBAN muss mit einer der bei eBill konfigurierten IBANs übereinstimmen.

Bereits einmal zum Versand aufgegeben

Jedes Dokument kann nur einmal über Pingen versendet werden. Sofern diese Dokumente erneut versendet werden sollen, müssen diese neu an Pingen übermittelt werden.

Enthalten zu viele Seiten

Diese Dokumente überschreiten die maximale Seitenanzahl von 120 Seiten. Bitte kürzen Sie die Dokumente und laden diese erneut hoch.

PDF kann nicht verarbeitet werden

Diese Dokumente können von Pingen nicht verarbeitet werden. Bitte vergewissern Sie sich, dass die PDF-Dateien nicht korrupt oder geschützt sind und versuchen Sie es erneut.

PDF existiert aus Datenschutzgründen nicht mehr

Diese Dokumente wurden aus Datenschutzgründen bereits aus Pingen entfernt und können daher nicht mehr versendet werden. Sofern diese Dokumente dennoch versendet werden sollen, müssen diese erneut an Pingen übermittelt werden.

Überschreitet maximale Dateigrösse

Diese Dokumente überschreiten die Maximalgrösse von 8 MB. Wenn das zu versendende PDF grösser als 8 MB ist, muss es vor dem Upload komprimiert werden. Hierfür gibt es kostenlose Online-Tools wie beispielsweise smallpdf.

Datei nicht gefunden

Diese Dokumente sind ungültig und wurden nicht in Pingen gespeichert. Um solche Dokumente zu versenden, müssen diese unter Berücksichtigung der Anforderungen von Pingen neu erstellt und erneut an übermittelt werden.

Ungültiger PDF Binary Inhalt

Der PDF-Standard schreibt vor, dass der Binary Inhalt von PDFs jeweils mit %PDF-{PDF-Standard-Version} also z.B. %PDF-1.7 beginnen und mit %%EOF enden müssen. Dokumente mit dem Hinweis "Ungültiger PDF Binary Inhalt" besitzen einen Binary Inhalt, der nicht gemäß dem PDF-Standard strukturiert ist.

Wichtig: Der Binary Inhalt vom Dokument lässt sich einsehen, wenn das PDF in einem professionellen Texteditor wie z.B. UltraEdit oder SublimeText geöffnet wird:

Versand nicht möglich

Diese Dokumente sind nicht mit den Anforderungen kompatibel und haben Eigenschaften, die nicht durch Pingen behoben werden können. Daher lassen sie sich nicht über Pingen versenden.

Dokumente gehören zu einem Batch

Ein Batch wird automatisch erstellt, sobald mehrere Dokumente auf einmal hochgeladen werden. Dokumente innerhalb eines Batches werden gruppiert behandelt und können nicht einzeln versendet werden. Um diese Dokumente zu versenden, muss der gesamte Batch zum Versand aufgegeben werden.