Premier envoi de lettres – Étape par étape

L'application Pingen est simple et facile à utiliser. Dans cet article, l'envoi de lettres est expliqué étape par étape.

Télécharger des documents de lettres

Les documents peuvent être simplement glissés et déposés dans la fenêtre du navigateur ou sélectionnés en cliquant sur la boîte d'envoi dans le coin inférieur gauche. Les lettres à envoyer doivent être téléchargées au format PDF. Pour que Pingen puisse traiter les PDF, certains standards doivent être respectés. En savoir plus dans l'article « Normes et modèles de lettres ».

Préparation de l'envoi : Statut de la lettre après le téléchargement

Une fois téléchargées, les lettres sont vérifiées par Pingen en vue de leur envoi. En quelques secondes, vous serez redirigé vers la Préparation à de l'envoi et recevrez un aperçu des lettres téléchargées. Après la vérification, chaque lettre se voit attribuer l'un des statuts suivants : « Prêt pour l'envoi », « Action requise » ou « Invalide ».

Vous avez la possibilité de poursuivre directement l'envoi ou d'arrêter le processus d'envoi en cliquant sur « Annuler ». Toutes les lettres sont néanmoins enregistrées en arrière-plan avec le statut correspondant dans la liste des lettres et peuvent être envoyées ultérieurement. Dans la Préparation de l'envoi, il est possible d'adapter la fenêtre d'adresse par envoi.

Il n'est pas possible d'adapter la fenêtre d'adresse pour chaque lettre individuelle, mais seulement pour toutes les lettres dans la Préparation de l'envoi. Il est donc judicieux de trier les lettres selon la page de la fenêtre d'adresse avant le téléchargement et de les télécharger séparément.

La lettre a le statut « Prêt pour l'envoi »

Toutes les lettres ayant le statut « Prêt pour l'envoi » peuvent être envoyées à l'étape suivante.

La lettre a le statut « Action requise »

Les lettres dont le statut est « Action requise » présentent des problèmes, mais ceux-ci peuvent être corrigés via l'application Pingen. Avant de commencer la correction, il faut s'assurer que le côté de la fenêtre de visualisation est correctement réglé. Celle-ci peut être modifiée dans le coin inférieur droit.

Les problèmes suivants peuvent survenir :

• Contenu dans les zones bloquées. En savoir plus
• Type de papier invalide. En savoir plus
• Problèmes avec l'adresse du destinataire. En savoir plus

La lettre a le statut « Invalide »

Les lettres ayant le statut « Invalide » ne peuvent pas être corrigées et ne peuvent pas être envoyées. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les lettres se retrouvent dans le statut « Invalide ». En savoir plus sur le statut « Invalide »

Aperçu de l'envoi

Si vous cliquez sur le bouton « Continuer avec xx lettres », toutes les lettres avec le statut ” Prêt pour l'envoi » se retrouvent dans l'Aperçu de l'envoi. Dans l'aperçu de l'envoi, vous obtenez une liste des lettres prêtes à l'envoi par pays.

Modes d'envoi & vitesses d'envoi

Il est possible de sélectionner le mode d'envoi souhaité par pays. En fonction du mode d'envoi, les caractéristiques d'expédition, comme par exemple la vitesse ou les informations Track & Trace, ainsi que les frais d'affranchissement changent. En savoir plus dans l'article « Introduction aux possibilités d'envoi »

Types d'impression

Outre les modes d'envoi, différentes types d'impression sont disponibles dans l'Aperçu de l'envoi. En savoir plus dans l'article «Types d'impression »

• Le Mode couleur vous permet de choisir si les documents doivent être imprimés en couleur ou en niveaux de gris.
• Le Type d'impression vous permet de déterminer si une lettre doit être imprimée en recto ou en recto-verso.

Déposer des lettres pour l'envoi

Si le Mode d'envoi et les Types d'impression ont été sélectionnés, les lettres peuvent être envoyées en cliquant sur le bouton « Envoyer les lettres pour XX ». Un message de confirmation s'affiche ensuite pour confirmer à nouveau la quantité de lettres et le prix.

Pas assez de Credits disponibles pour l'envoi

S'il n'y a pas assez de Credits pour l'envoi de lettres, les lettres atterrissent dans une file d'attente et reçoivent le statut « En attente de Credits ».

Pour acheter des Credits pour l'Organisation concernée, il suffit de cliquer sur la carte de crédit dans le coin supérieur droit. En savoir plus sur l'achat de Credits & les Credits

Après l'achat de créd Credits its, les lettres avec le statut « En attente de Credits » sont automatiquement envoyées.

Suivre les lettres via Track & Trace

Après l'envoi, les lettres peuvent être suivies grâce à la fonction Track & Trace. Cliquez dans le point de menu « Lettre » pour passer à la liste des lettres. Dans la liste des lettres, vous trouverez toutes les lettres téléchargées avec leur statut. Si l'on clique à droite sur le bouton de statut de la lettre, le Track & Trace s'ouvre. Grâce au suivi des envois « Track & Trace », vous obtenez un aperçu chronologique du téléchargement jusqu'à la remise à la poste. En savoir plus sur Track & Trace