Ajouter des pièces jointes aux lettres

Dans Pingen, il est facile d'ajouter des pièces jointes aux lettres. Lors de l'ajout, les pages de la pièce jointe sont ajoutées après la dernière page de la lettre.

Les pièces jointes ne peuvent être ajoutées que si la lettre a le statut « Prêt pour l'envoi ».

Important : les pièces jointes ajoutées ne peuvent plus être modifiées ou supprimées par la suite. Si une pièce jointe contient des contenus dans les zones bloquées (5 mm du bord extérieur), ces contenus sont automatiquement supprimés.

Spécifications de format et de taille pour les pièces jointes

• Les pièces jointes ne peuvent être téléchargées que sous forme de fichier PDF
• Le format PDF de la pièce jointe doit être A4 (210 mm x 297 mm)
• La taille du fichier de la pièce jointe ne doit pas dépasser 8 Mo
• Le nombre maximal de pages par pièce jointe est de 50 pages

Ajouter une pièce jointe aux lettres

Il est possible d'ajouter des pièces jointes aux lettres téléchargées dans le Pingen WebApp de différentes manières. Vous pouvez répéter le processus suivant pour ajouter d'autres pièces jointes :

Ajouter une pièce jointe à une seule lettre

Dans l'aperçu de la lettre, il est possible d'ajouter une pièce jointe pour chaque lettre. Vous accédez l'aperçu de la lettre en cliquant sur la lettre souhaitée dans la liste des lettres. En cliquant sur l'icône de la pièce jointe dans la barre inférieure, vous pouvez sélectionner un PDF sur votre ordinateur. Confirmez l'ajout dans le mode suivant en cliquant sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ». La pièce jointe est ensuite ajoutée à toutes les lettres sélectionnées après la dernière page. La pièce jointe ne peut pas être éditée ou supprimée par la suite.

Important : une pièce jointe ne peut être ajoutée via l'aperçu de la lettre que si celle-ci se trouve dans le statut « Prêt pour l'envoi » et non dans un batch.

Dans la Préparation de l'envoi, vous avez la possibilité d'ajouter une pièce jointe à toutes les lettres dans la Préparation de l'envoi. Vous accédez à la Préparation de l'envoi en téléchargeant des documents ou en sélectionnant les documents souhaités dans la liste des lettres et en cliquant sur « Envoyer ». Vous pouvez sélectionner un fichier PDF de votre ordinateur via l'icône de la pièce jointe dans la barre inférieure. Confirmez le téléchargement dans le mode suivant en cliquant sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ». La pièce jointe est ensuite ajoutée à toutes les lettres après la dernière page. La pièce jointe ne peut pas être modifiée ou supprimée par la suite.

Important : une pièce jointe ne peut être ajoutée dans la Préparation de l'envoi que si toutes les lettres se trouvent dans l'onglet « Prêt pour l'envoi ». Si des lettres se trouvent dans les onglets « Action requise » ou « Expédition impossible », elles doivent d'abord être corrigées ou supprimées de la Préparation de l'envoi.

Ajouter une pièce jointe via la liste de lettres

Dans la liste des lettres, vous avez la possibilité d'ajouter une pièce jointe à toutes les lettres sélectionnées. Vous accédez à la liste de lettres en cliquant sur le point de menu « Lettres ». Sélectionnez ici les lettres auxquelles vous souhaitez ajouter une pièce jointe à l'aide de la sélection multiple et cliquez ensuite sur l'icône de la pièce jointe en dessous de la liste de lettres. Sélectionnez le PDF souhaité sur votre ordinateur et confirmez le téléchargement dans le mode suivant en cliquant sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ». La pièce jointe est ensuite ajoutée à toutes les lettres sélectionnées après la dernière page. La pièce jointe ne peut pas être éditée ou supprimée par la suite.

Important : une pièce jointe ne peut être ajoutée via la liste de lettres que si toutes les lettres sélectionnées ont le statut « Prêt pour l'envoi » et ne se trouvent pas dans un batch. Vous pouvez ajouter une pièce jointe uniquement pour 100 lettres à la fois.

Ajouter une pièce jointe à un batch

Dans l'aperçu du batch, vous avez la possibilité d'ajouter une pièce jointe à toutes les lettres qui se trouvent dans le batch. Vous accédez à l'aperçu du batch en cliquant sur le point de menu « Batches » et en sélectionnant le batch souhaité. Vous pouvez sélectionner un PDF sur votre ordinateur en cliquant sur l'icône de la pièce jointe dans la barre inférieure. Confirmez le téléchargement dans le mode suivant en cliquant sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ». La pièce jointe est ensuite ajoutée à toutes les lettres du batch après la dernière page. La pièce jointe ne peut pas être modifiée ou supprimée par la suite.

Important : une pièce jointe ne peut être ajoutée via l'aperçu du batch que si toutes les lettres du batch se trouvent dans le statut « Prêt pour l'envoi ». Si des lettres se trouvent dans les catégories « Action requise » ou « Envoi impossible », elles doivent d'abord être corrigées ou retirées du batch.

Problèmes possibles lors du téléchargement de la pièce jointe

La pièce jointe contient trop de pages

Ce document dépasse le nombre maximal de 50 pages. Veuillez raccourcir le document et le télécharger à nouveau.

La pièce jointe ne peut pas être traitée

Ce document ne peut pas être traité par Pingen. Veuillez vous assurer que le fichier PDF n'est pas corrompu ou protégé et réessayer.

La pièce jointe dans un format papier invalide

Seuls les pièces jointes avec des pages au format A4 portrait peuvent être ajoutés. Changez le format en A4 portrait et téléchargez à nouveau le document.

La pièce jointe dépasse la taille maximale du fichier

Ce document dépasse la taille maximale de 8 Mo. Si la pièce jointe dépasse les 8 Mo, elle doit être compressée avant d'être ajoutée. Il existe pour cela des outils en ligne gratuits, comme par exemple smallpdf.

La pièce jointe contient des champs de formulaire

Il n'est pas possible d'ajouter des pièces jointes avec des champs de formulaire. Supprimez les champs de formulaire du PDF (p. ex. via AvePDF) et téléchargez à nouveau la pièce jointe.

La pièce jointe contient des notes

Pour des raisons techniques, il n'est pas possible d'ajouter des pièces jointes pourvues de notes (ou d'annotations). Supprimez les remarques/annotations du PDF (p. ex. via AvePDF) et téléchargez à nouveau la pièce jointe.

Contenu binaire PDF invalide dans la pièce jointe

La norme PDF prescrit que le contenu binaire des fichiers PDF doit commencer par %PDF-{version PDF standard}, c'est-à-dire par exemple %PDF-1.7 et se terminer par %%EOF. Les pièces jointes portant la mention « Contenu binaire PDF invalide » ont un contenu binaire qui n'est pas structuré conformément à la norme PDF.

Problèmes possibles après l'ajout une pièce joint

Si un type de papier non disponible pour le pays du destinataire indiqué est détecté dans le PDF de la pièce jointe, le statut de la lettre passe à « Action requise » après l'ajout de la pièce jointe. Voici comment corriger les lettres avec un type de papier incorrect dans le Pingen WebApp

Si la lettre dépasse le nombre maximal de pages pour le pays de destination indiqué après l'ajout de la pièce jointe, le statut de la lettre devient « Invalide » et ne peut plus être envoyée via Pingen. Cliquez ici pour connaître le nombre maximal de pages par pays destinataire.