Bijlagen toevoegen aan brieven

In Pingen is het eenvoudig om bijlagen aan brieven toe te voegen. Bij het toevoegen worden de pagina's van de bijlagen na de laatste pagina van de brief toegevoegd.

Bijlagen kunnen alleen worden toegevoegd als de brief zich in de status "Klaar voor verzending" bevindt.

Belangrijk: Toegevoegde bijlagen kunnen niet meer worden bewerkt of verwijderd. Als een bijlage inhoud bevat in de niet-afdrukbare zones (5 mm vanaf de rand), wordt de inhoud automatisch verwijderd.

Richtlijnen voor bijlagen

• Bijlagen kunnen alleen worden geüpload als PDF-bestand
• Het PDF-formaat van de bijlage moet A4 zijn (210 mm x 297 mm)
• De bestandsgrootte van de bijlage mag niet meer dan 8 MB zijn
• Het maximum aantal pagina's per bijlage is 50 pagina's

Een bijlage aan brieven toevoegen

Bijlagen kunnen op verschillende manieren worden toegevoegd in de Pingen WebApp. Je kunt het onderstaande proces herhalen om meer bijlagen toe te voegen:

Een bijlage aan een enkele brief toevoegen

In de detailweergave van een brief heb je de optie om een bijlage toe te voegen aan de specifieke brief. Je kunt de detailweergave van een brief bereiken door op de gewenste brief in de brievenlijst te klikken. Je kunt een PDF op je computer selecteren door op het bijlagepictogram in de onderbalk te klikken. Bevestig de invoeging in de volgende modal door op de knop "Bijlage toevoegen" te klikken. De bijlage wordt dan na de laatste pagina aan de brief toegevoegd. De bijlage kan niet meer worden bewerkt of verwijderd.

Belangrijk: Een bijlage kan alleen worden toegevoegd via de detailweergave van een brief als de brief zich in de status "Klaar voor verzending" bevindt en niet in een batch.

Een bijlage aan meerdere brieven tegelijk toevoegen

In de verzendvoorbereiding heb je de optie om een bijlage toe te voegen aan alle brieven in de Verzendvoorbereiding. Je kunt de Verzendvoorbereiding bereiken door documenten te uploaden of de gewenste documenten in de Brievenlijst te selecteren en op "Verzenden" te klikken. Je kunt een PDF-bestand van je computer selecteren met behulp van het bijlagepictogram in de onderbalk. Bevestig de upload in het volgende venster door op de knop "Bijlage toevoegen" te klikken. De bijlage wordt dan na de laatste pagina aan alle brieven toegevoegd. De bijlage kan niet meer worden bewerkt of verwijderd.

Belangrijk: Een bijlage kan alleen worden toegevoegd in de Verzendvoorbereiding als alle brieven zich in het tabblad "Klaar voor verzending" bevinden. Als er brieven zijn in de tabbladen "Actie vereist" of "Verzending niet mogelijk" moeten deze eerst worden gecorrigeerd of uit de Verzendvoorbereiding worden verwijderd.

Een bijlage toevoegen via de "Brieven"-lijst

De Brievenlijst biedt de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen aan alle geselecteerde brieven. Je kunt de Brievenlijst bereiken door op het menu-item "Brieven" te klikken. Gebruik de meervoudige selectie om de brieven te kiezen waaraan je een bijlage wilt toevoegen en klik vervolgens op het bijlagepictogram onder de brievenlijst. Selecteer de gewenste PDF op je computer en bevestig de upload in het volgende venster door op de knop "Bijlage toevoegen" te klikken. De bijlage wordt dan na de laatste pagina aan alle geselecteerde brieven toegevoegd. De bijlage kan niet meer worden bewerkt of verwijderd.

Belangrijk: Een bijlage kan alleen worden toegevoegd via de brievenlijst als alle geselecteerde brieven zich in de status "Klaar voor verzending" bevinden en niet in een batch. Een bijlage kan slechts aan maximaal 100 brieven tegelijk worden toegevoegd.

Een bijlage aan een Batch toeboegen

In het Batch-overzicht heb je de optie om een bijlage toe te voegen aan alle brieven in de batch. Je kunt het Batch-overzicht bereiken door op het menu-item "Batches" te klikken en de gewenste Batch te selecteren. Je kunt een PDF op je computer selecteren via het bijlage-pictogram in de onderbalk. Bevestig de upload in het volgende venster door op de knop "Bijlage toevoegen" te klikken. De bijlage wordt dan na de laatste pagina aan alle brieven van de Batch toegevoegd. De bijlage kan niet meer worden bewerkt of verwijderd.

Belangrijk: Een bijlage kan alleen worden toegevoegd via het Batch-overzicht als alle brieven binnen de Batch zich in de status "Klaar voor verzending" bevinden. Als er brieven zijn in de categorieën "Actie vereist" of "Verzending niet mogelijk", moeten deze eerst worden gecorrigeerd of uit de Batch worden verwijderd.‍

Mogelijke problemen bij het uploaden van een bijlage

Bijlage bevat te veel pagina's

Dit document overschrijdt het maximum van 50 pagina's. Verkort het document en upload het opnieuw.

Bijlage kan niet worden verwerkt

Dit document kan niet door Pingen worden verwerkt. Zorg ervoor dat het PDF-bestand niet beschadigd of beveiligd is en probeer het opnieuw.

Pagina's van de bijlage in een ongeldig papierformaat

Alleen bijlagen met pagina's in A4 staand formaat kunnen worden toegevoegd. Verander het formaat naar A4 staand en upload het document opnieuw.

Bijlage overschrijdt maximale bestandsgrootte

Dit document overschrijdt de maximale grootte van 8 MB. Als de bijlage groter is dan 8 MB, moet deze worden gecomprimeerd voordat deze wordt toegevoegd. Hier zijn gratis online tools voor, zoals smallpdf.

Bijlage bevat invoervelden

Het is niet mogelijk om bijlagen met invoervelden toe te voegen. Verwijder de invoervelden uit de PDF (bijv. via AvePDF) en upload de bijlage opnieuw.

Bijlage bevat aantekeningen

Bijlagen met aantekeningen kunnen om technische redenen niet worden toegevoegd. Verwijder de aantekeningen uit de PDF (bijv. via AvePDF) en upload de bijlage opnieuw.

Ongeldige PDF-binaire inhoud in de bijlage

De PDF-standaard schrijft voor dat de binaire inhoud van PDF's moet beginnen met %PDF-{PDF-standaardversie}, bijv. %PDF-1.7, en eindigen met %%EOF. Bijlagen met de melding "Ongeldige PDF-binaire inhoud" hebben een binaire inhoud die niet gestructureerd is volgens de PDF-standaard.

Mogelijke problemen na het toevoegen van een bijlage

Als een papiersoort wordt gedetecteerd in de bijlage PDF die niet beschikbaar is voor het opgegeven bestemmingsland, verandert de status van de brief naar "Actie vereist" nadat de bijlage is toegevoegd. Hoe brieven met het verkeerde papiertype in de Pingen-app te corrigeren.

Als de brief het maximum aantal pagina's voor het bestemmingsland overschrijdt na het toevoegen van de bijlage, verandert de status van de brief naar "Ongeldig" en kan deze niet meer via Pingen worden verzonden. Meer informatie over het maximale aantal pagina's per bestemmingsland.