Envoyer et suivre un Batch

Une fois qu'un Batch a été créé, il peut être facilement envoyé et suivi en détail. Vous trouverez ici des instructions détaillées sur la manière de créer un Batch à l'aide d'une lettre publipostage ou d'un PDF continu ou d'un fichier ZIP.

Préparer un Batch pour l'envoi

Cliquez sur l'élément de navigation « Batches » pour ouvrir le batch souhaité.

Tant qu'un Batch n'a pas été soumis à l'envoi, les lettres du Batch sont réparties dans les catégories suivantes :

Prêt pour l'envoi

‍Ces lettres respectent toutes les exigences de Pingen et sont donc prêtes à être envoyées.

Action requise

‍Ces lettres ne répondent pas encore aux exigences de Pingen. Les problèmes peuvent toutefois être corrigés directement dans Pingen, après quoi les lettres seront tout de même prêtes à être envoyées via Pingen.

Envoi impossible

‍Ces lettres ne répondent pas aux exigences de Pingen et ne peuvent malheureusement pas être envoyées via Pingen.

En cliquant sur la catégorie, les lettres correspondantes peuvent être consultées directement dans la liste des lettres.

Attention : un Batch ne peut être envoyé que lorsqu'il n'y a plus de lettres dans les catégories « Action requise » et « Envoi impossible ».

Si des lettres se trouvent dans les catégories « Action requise » et « Envoi impossible » elles doivent être corrigées ou supprimées.

Envoyer un Batch

Dès que toutes les lettres d'un Batch se trouvent dans la catégorie « Prêt pour l'envoi », l'envoi peut être lancé en cliquant sur « Envoyer le Batch ».

Dans l'aperçu de l'envoi, vous pouvez sélectionner le mode d'envoi souhaité pour chaque pays. En fonction du mode d'envoi, les caractéristiques de l'envoi, telles que la vitesse ou les informations de suivi, ainsi que les frais d'affranchissement, changent. Vous trouverez de plus amples informations dans l'article « Introduction aux modes d'envoi »

Outre le mode d'envoi, diverses options d'impression sont également disponibles dans l'aperçu de l'envoi. Pour plus d'informations, voir l'article « Options d'impression »

Une fois le mode d'envoi et les options d'impression sélectionnés, le Batch peut être envoyé en cliquant sur le bouton « Envoyer le Batch ». Un message de confirmation apparaît alors pour confirmer le nombre de lettres et le prix.

Trop peu de solde disponible pour l'envoi

S'il n'y a pas assez de solde pour l'envoi par Batch, toutes les lettres du Batch sont mises en attente et reçoivent le statut « Batch besoin de Credits ».

Pour acheter des Credits pour cette Organisation, il suffit de cliquer sur la carte de crédit dans le coin supérieur droit du tableau de bord. Cliquez ici pour plus d'informations sur l'achat de Credits.

Une fois qu'il y a suffisamment de Credits disponibles pour couvrir le coût de l'ensemble du Batch, toutes les lettres ayant le statut « Batch besoin de Credits » seront envoyées automatiquement.

Gérer et suivre un Batch

Après l'envoi, vous pouvez consulter le statut de chaque lettre via la vue détaillée du Batch. Des informations détaillées sur la qualité d'envoi, les coûts et le type d'impression sont également disponibles.

En outre, les étapes de traitement du lot peuvent être suivies à tout moment via « Activités ».