Pingen met OneDrive en Office 365 verbinden

Met de integratie van OneDrive en Office 365 kunnen PDF's rechtstreeks vanuit OneDrive naar Pingen worden verzonden en automatisch per post worden verstuurd. Op deze manier kunnen brieven ook rechtstreeks vanuit Office 365 of Microsoft Word in slechts een paar klikken worden verzonden. Lees verder om te leren hoe je Pingen met OneDrive en Office 365 kunt verbinden.

Waarom Pingen met OneDrive en Office 365 verbinden?

Integreer briefverzending in dagelijkse workflows

Het verzenden van brieven rechtstreeks vanuit je eigen tools is zeer handig. Dankzij de diepe integratie van OneDrive in alle Office-toepassingen is de Pingen-integratie met OneDrive en Office 365 ideaal voor het rechtstreeks verzenden van documenten per post vanuit Office 365.

Automatiseer het verzenden van brieven

Met de integratie van OneDrive en Office 365 kun je PDF's naar OneDrive uploaden, ze automatisch naar Pingen overdragen en ze per post laten bezorgen. Dankzij de volledig geautomatiseerde processen van Pingen bespaar je tijd en geld. Je verzendt je post ook op een klimaatvriendelijke manier.

Geschikt voor grote verzendvolumes

In de Pingen app kunnen slechts 100 documenten tegelijk worden geüpload, maar integraties maken het mogelijk om elk aantal documenten gelijktijdig te verwerken. Daarom is de OneDrive- en Office 365-integratie ideaal voor het automatisch verzenden van grote hoeveelheden documenten via Pingen.

Hoe verbind je Pingen met OneDrive en Office 365?

Integraties kunnen worden verbonden en beheerd in de betreffende Organisatie via het menu-item "Organisatiebeheer" --> "Integraties". Klik op de knop "Voeg integratie toe" om de OneDrive- en Office 365-integratie te selecteren.

1. Geef de verzendinstellingen op

Zodra je de "OneDrive / Office 365-integratie" hebt geselecteerd, is de volgende stap om de verzendinstellingen op te geven.

Envelopvenster: Om de zichtbaarheid van het adres van de ontvanger te waarborgen, moet het envelopvenster aan de juiste kant zijn. Geef aan of het adres van de ontvanger aan de linker- of rechterkant van het document staat.

Automatisch verzenden: Als “Automatisch verzenden” is ingeschakeld, worden de brieven direct verzonden nadat ze naar Pingen zijn verzonden. Als deze functie is uitgeschakeld, worden de brieven alleen naar Pingen overgedragen en kunnen ze handmatig via de Pingen App worden verzonden.

Verzendproduct: De optie voor verzendproduct bepaalt of brieven zo snel mogelijk, zo goedkoop mogelijk of in bulk worden verzonden. Als je de optie "Snel" selecteert, wordt de snelste beschikbare verzendoptie voor het betreffende bestemmingsland gebruikt. Als je de optie "Goedkoop" selecteert, worden brieven verzonden met de goedkoopste beschikbare verzendoptie. Als je de optie "Bulk" selecteert, worden brieven verzonden tegen nog goedkopere verzendprijzen, maar met een langere levertijd.

Pagina-instelling: De optie voor pagina-afhandeling bepaalt of je brieven enkelzijdig (simplex) of dubbelzijdig (duplex) laat afdrukken.

Kleurmodus: De kleurmodus geeft aan of de brieven in grijswaarden of in kleur worden afgedrukt.

Indien nodig kunnen de verzendinstellingen ook opnieuw worden gewijzigd nadat de integratie met OneDrive is voltooid.

2. Selecteer het Microsoft-account

De knop "Verbind met OneDrive" opent een nieuw tabblad waarin je het juiste Microsoft-account kunt selecteren.

Als je nog niet bent aangemeld bij een Microsoft-account, verschijnt dit venster.

Log in met je Microsoft-account. Als u al bent ingelogd, kun je direct doorgaan naar stap 3.

Let op: Elke Microsoft account kan maar één verbinding met Pingen hebben. Als je huidige Microsoft-account al gekoppeld is aan Pingen, probeer het dan opnieuw met een ander Microsoft-account.

3. Geef toegang tot OneDrive

Na het inloggen moet je Pingen toegang geven tot je OneDrive. Pingen heeft specifieke machtigingen nodig om verbinding te maken met je OneDrive en de brieven naar je Organisatie in Pingen te versturen. Klik op "Ja".

Je kunt de toegang op elk moment intrekken via je Microsoft-account of rechtstreeks in Pingen.

4. Verbinding succesvol tot stand gebracht

Zodra de verbinding met OneDrive / Office 365 succesvol is tot stand gebracht, ontvang je een melding in Pingen.

Brieven verzenden via OneDrive / Office 365

Zodra je toegang hebt verleend, maakt Pingen automatisch een nieuwe map genaamd "pingen_v2" in de geselecteerde OneDrive.

Wanneer je PDF's in deze map opslaat, worden je documenten automatisch naar Pingen overgedragen. Als je de functie voor automatisch verzenden hebt ingeschakeld, worden de brieven automatisch afgedrukt en verzonden nadat ze zijn overgedragen.

Brieven rechtstreeks vanuit Microsoft Word verzenden

Om brieven rechtstreeks vanuit Microsoft Word te verzenden, maak je je document in Word zoals gebruikelijk. Klik vervolgens op "Bestand", "Opslaan als".

Windows: 

De Verkenner opent een venster om de locatie te selecteren. Klik op "OneDrive" en selecteer de map "pingen_v2" als locatie. Verander het bestandsformaat van Word-document naar PDF en sla het document op.

Mac:

Als je OneDrive nog niet op je Mac hebt ingesteld, raden we aan de OneDrive-app te installeren. Hier vind je instructies over hoe je OneDrive op je Mac kunt instellen.

De Finder opent vervolgens een nieuw venster om de locatie te selecteren. Klik op de knop "Online locaties", "OneDrive" en selecteer de map "pingen_v2". Verander nu het bestandsformaat naar PDF en klik op "Opslaan".

Alle PDF's die in de map "pingen_v2" zijn opgeslagen, worden automatisch binnen enkele minuten met Pingen gesynchroniseerd.

Volg brieven via de Pingen app

Nadat de PDF's door Pingen zijn verwerkt, kun je de verzending van de brieven volgen via het menu-item "Brieven" in de Pingen app. Op deze manier blijf je altijd op de hoogte van de status van je brieven!