Brieven via S3 verzenden

Met de S3-integratie kunnen PDF's rechtstreeks via S3 naar Pingen worden verzonden en automatisch per post worden verstuurd. S3-integratie is ideaal voor klanten die grote hoeveelheden brieven veilig en automatisch willen verzenden. Lees het artikel "Integraties beheren in de Pingen app" om meer te leren over het beheren van integraties in de Pingen-app.

Wat is S3?

S3 (Simple Storage Service) is een moderne manier om gegevens online over te dragen en op te slaan. S3 kan worden gezien als een modernere versie van SFTP met verbeterd foutbeheer en betrouwbaardere gegevensoverdracht. Pingen gebruikt geen S3 van Amazon, maar heeft een eigen S3-instantie waarop de toegangen/buckets voor klanten zich bevinden. Bij het gebruik van S3 worden er dus geen gegevens door Amazon verwerkt.

Aangezien veel populaire programmeertalen al S3-bibliotheken bieden, kan gegevensoverdracht via S3 eenvoudig worden geïntegreerd in bestaande softwareoplossingen. Veel SFTP-clients, zoals CyberDuck, ondersteunen al gegevensoverdracht via S3. Een goed overzicht van gebruikershulpmiddelen voor het overdragen van gegevens via S3 vind je hier: ProPrivacy.

Hoe werkt S3-integratie?

Met de S3-integratie biedt Pingen elke Organisatie een account (een zogenaamde "bucket") en individuele inloggegevens voor de S3-instantie van Pingen. PDF's kunnen vervolgens met deze inloggegevens naar deze bucket worden overgedragen met behulp van een S3-bibliotheek of S3-geschikte SFTP-client.

Voor elke bucket worden een of meer mappen met individuele verzendinstellingen geconfigureerd. Via deze bucket worden PDF's automatisch verwerkt door Pingen.

Als sommige documenten in grijswaarden moeten worden afgedrukt en andere in kleur, kan dit eenvoudig worden geregeld met de S3-integratie door twee verschillende mappen met de bijbehorende instellingen in te stellen. Zoals bij de andere integraties kunnen de betreffende instellingen rechtstreeks in de Pingen-app onder het menu-item "Integraties" worden beheerd.

Integratie instellen

Integraties kunnen worden gekoppeld en beheerd in de desbetreffende organisatie via het menu-item "Organisatiemanagement" > "Integraties". Klik op de knop "Integratie toevoegen" om "S3 Bucket" te selecteren en klik vervolgens op de knop "Volgende" om de integratie in te stellen.

1. Mapnaam en verzendinstellingen opgeven

Mapnaam:

Voor elke S3-integratie wordt automatisch een map aangemaakt op de S3-instantie van Pingen. Vul een geschikte mapnaam in. De daaropvolgende verzendinstellingen kunnen voor deze map worden gedefinieerd. Zodra de integratie actief is, worden de PDF-bestanden die in deze map worden geplaatst automatisch door Pingen verwerkt volgens de gedefinieerde verzendinstellingen.

Envelopvenster:

Om de zichtbaarheid van het adres van de ontvanger te garanderen, moet het venster aan de juiste kant zitten. Geef aan of het adres van de ontvanger zich aan de linker- of rechterkant bevindt in het document.

Automatisch verzenden:

Als "Automatisch verzenden" is ingeschakeld, worden de brieven direct verzonden nadat ze naar Pingen zijn overgebracht. Is deze functie uitgeschakeld, dan worden de brieven alleen overgedragen aan Pingen en kunnen ze handmatig worden verzonden via de Pingen App.

Verzendproduct:

De verzendproductoptie bepaalt of brieven zo snel mogelijk, zo goedkoop mogelijk of in bulk worden verzonden. Kies je de optie "Snel", dan wordt de snelst beschikbare verzendoptie voor het respectievelijke bestemmingsland gebruikt. Bij de optie "Goedkoop" worden brieven verzonden via de goedkoopst beschikbare verzendoptie.

Kies je de optie "Bulk", dan worden brieven tegen nog lagere verzendkosten verzonden, maar duurt de levering langer. Indien bulkverzending niet beschikbaar is in het bestemmingsland, worden de brieven automatisch verzonden via de "Goedkoop" optie.

Pagina-afhandeling:

Deze optie bepaalt of je brieven enkelzijdig (simplex) of dubbelzijdig (duplex) worden afgedrukt.

Kleurmodus:

De kleurmodus bepaalt of de brieven in grijstinten of in kleur worden afgedrukt.

Opmerking: De verzendinstellingen kunnen na het maken van de S3-integratie nog worden aangepast.

Belangrijk: Er kunnen meerdere S3-integraties per organisatie worden ingesteld. Als je brieven met verschillende verzendinstellingen via S3 wilt versturen, raden we aan om voor elke gewenste instelling een aparte S3-integratie in te stellen. Elke S3-integratie maakt automatisch een map aan in de S3-bucket van de organisatie. Zo kun je eenvoudig de gewenste verzendinstelling selecteren door de juiste map te kiezen.

2. Toegangsgegevens ontvangen

Zodra een S3-integratie is aangemaakt, verschijnt er een dialoogvenster met de toegangsgegevens. Deze gegevens kun je gebruiken om toegang te krijgen tot je bucket op de S3-instantie van Pingen.

Belangrijk: Om veiligheidsredenen kan de geheime sleutel later niet meer worden geraadpleegd. Zorg er daarom voor dat je de geheime sleutel onthoudt of veilig opslaat!

De overige toegangsgegevens zijn op elk moment toegankelijk in de Pingen web app onder "Integraties" door op "Toegangsgegevens weergeven" te klikken.

Brieven verzenden via S3

Nadat de S3-integratie is ingesteld, kun je je PDF-bestanden via S3 naar Pingen overbrengen en direct laten verwerken.

Om PDF’s via S3 naar Pingen over te brengen, gebruik je een S3-compatibele bibliotheek of een S3-compatibele SFTP-client, zoals Cyberduck. Een goed overzicht van tools voor het overbrengen van gegevens via S3 is hier te vinden: https://proprivacy.com/cloud/comparison/amazon-s3-user-interface-tools.

Log in op je bucket met een S3-compatibele oplossing met de eerder verstrekte toegangsgegevens.

Vervolgens verplaats je de PDF’s naar de map met de gewenste verzendinstellingen op Pingen. Elke S3-map heeft individuele verzendinstellingen die per integratie kunnen worden beheerd. Als je automatisch verzenden hebt ingeschakeld voor de betreffende S3-map, worden de brieven automatisch afgedrukt en verzonden zodra ze zijn overgedragen.

Alle PDF's die in de S3-map worden opgeslagen, worden binnen enkele minuten automatisch gesynchroniseerd met Pingen.

Brieven volgen via de Pingen app

Nadat de PDF’s door Pingen zijn verwerkt, kan de verzending van de brieven worden gevolgd via het menu-item "Brieven" in de Pingen App. Zo blijf je altijd op de hoogte van de status van je brieven!