Appliquer des Presets aux lettres
Dans Pingen, les actions de lettres répétitives peuvent être enregistrées dans des Presets. De cette manière, les documents qui ne respectent pas les exigences de Pingen peuvent être préparés rapidement et facilement pour l'envoi.
Les Presets peuvent être appliquées à des lettres téléchargées ou ajoutées pour des intégrations. Pour en savoir plus sur la création de Presets, cliquez ici
Important : Lors de l'application d'un Preset à une lettre, seules les actions de correction qui sont réellement nécessaires pour la lettre sont appliquées. Par exemple, si l'action « Corriger les zones bloquées » est activée dans le Preset, mais que la lettre ne contient aucun problème de zones bloquées, cette action ne sera pas appliquée.
Possibilités d'appliquer les Presets
Pingen propose plusieurs options pour l'application des Presets :
- Aperçu des documents
- Préparation de l'envoi
- Liste de lettres
- Batches
- Intégrations (automatisées)
- API (automatisées)
Via l'aperçu du document
Vous pouvez accéder à l'aperçu du document en ouvrant une lettre dans l'élément de navigation « Lettres » ou en téléchargeant un seul PDF.
L'option de Preset n'est disponible dans l'aperçu du document que si la lettre a le statut « Action requise » et qu'il existe au moins un Preset dans l'Organisation.
Cliquez sur le bouton « Corriger & envoyer la lettre » pour ouvrir le menu déroulant et sélectionnez « Corriger avec Preset ».
La barre latérale s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez sélectionner le Preset souhaité. Vous obtenez un aperçu des actions activées par le Preset ainsi que les éventuels frais supplémentaires. Vous trouverez ici de plus d'informations sur le modèle de tarification des Presets.
Cliquez sur le bouton « Appliquer le Preset » pour appliquer toutes les actions nécessaires à la correction du document.
Via la préparation de l'envoi
Vous accédez à la préparation de l'envoi en téléchargeant plusieurs PDF ou en sélectionnant plusieurs lettres dans le point de menu « Lettres » et en cliquant sur l'icône d'envoi.
L'option de Preset n'est disponible dans la préparation de l'envoi que si au moins une lettre a le statut « Action requise » et s'il existe au moins un Preset dans l'organisation correspondante.
Cliquez sur le bouton « Corriger avec Preset » dans la boîte orange sur le côté droit de la barre latérale.
La barre latérale s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez sélectionner le Preset souhaité. Vous obtenez un aperçu des actions activées par le Preset ainsi que les éventuels frais supplémentaires. Vous trouverez ici de plus d'informations sur le modèle de tarification des Presets.
Utilisez le bouton « Appliquer le Preset » pour appliquer toutes les actions nécessaires à la correction des documents concernés.
Via la liste de lettres
Vous pouvez accéder à la liste des lettres via l'élément de navigation « Lettres ».
Sélectionnez les lettres ayant le statut « Action requise » et cliquez sur l'icône Preset en bas.
Les Presets ne peuvent être appliqués via la liste des lettres que s'il existe au moins un Preset dans l'organisation correspondante et que seules les lettres ayant le statut « Action requise » ont été sélectionnées.
La barre latérale s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez sélectionner le Preset souhaité. Vous obtenez un aperçu des actions activées par le Preset ainsi que les éventuels frais supplémentaires. Vous trouverez ici de plus d'informations sur le modèle de tarification des presets.
Utilisez le bouton « Appliquer le Preset » pour appliquer toutes les actions nécessaires à la correction des documents concernés.
Via Batches
Il existe deux façons d'appliquer un Preset à un Batch :
1. Lors de la création d'unBatch
Vous pouvez créer un Batch en téléchargeant un PDF continu de plus de 20 pages ou un fichier ZIP.
Lors de la création de Batches, l'option Preset n'est disponible que si au moins un Preset existe dans l'Organisation correspondante.
L'écran de création d'un Batch s'ouvre alors et vous pouvez sélectionner le Preset souhaité. Vous obtenez un aperçu des actions activées par le Preset ainsi que les éventuels frais supplémentaires. Vous trouverez ici de plus d'informations sur le modèle de tarification des Presets.
En cliquant sur le bouton « Créer un Batch », toutes les actions nécessaires à la correction des documents concernés sont automatiquement appliquées.
2. Utilisation des détails du Batch
Vous pouvez accéder aux détails d'un Batch en ouvrant un Batch déjà existant dans l'élément de navigation « Batches ».
Dans les détails du Batch, l'option Preset n'est disponible que si au moins une lettre a le statut « Action requise » et qu'au moins un Preset existe dans l'organisation correspondante.
Cliquez sur le bouton « Corriger avec Preset » dans la boîte orange sur le côté droit de la barre latérale.
La barre latérale s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez sélectionner le Preset souhaité. Vous obtenez un aperçu des actions activées par le Preset ainsi que les éventuels frais supplémentaires. Vous trouverez ici de plus d'informations sur le modèle de tarification des Presets.
Utilisez le bouton « Appliquer le Preset » pour appliquer toutes les actions nécessaires à la correction des documents concernés.
Via Intégrations
Les Presets peuvent être ajoutés dans les paramètres d'intégration. Pour ce faire, naviguez via l'option de menu « Organisation Administration » -> « Intégrations » et modifiez une intégration existante via l'icône en forme de crayon ou créez-en une nouvelle intégration.
L'option Preset n'est disponible dans les paramètres d'intégration que si au moins un Preset existe dans l'organisation correspondante.
Sélectionnez le Preset approprié dans le menu déroulant. Vous obtenez un aperçu des actions activées par le preset ainsi que les éventuels frais supplémentaires. Vous trouverez ici de plus d'informations sur le modèle de tarification des Presets.
Pour les PDF qui seront transférés à l'avenir via cette intégration, toutes les actions du Preset nécessaires à la correction du document concerné seront automatiquement appliquées.
Pourquoi ne puis-je pas utiliser un Preset ?
Si un Preset ne peut pas être sélectionné, c'est qu'il est à l'état de « Brouillon ».
Pour résoudre le problème, accédez à l'aperçu des Presets et ouvrez le Presets concerné. Vous pouvez accéder à l'aperçu des Presets via l'élément de navigation « Organisation Administration » -> « Presets ».
Dans l'aperçu, toutes les actions activées sont marquées en vert. Cependant, si des actions marquées en rouge sont présentes parmi les actions requises, vous devez les activer pour pouvoir appliquer le Preset.
